1. ¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?

Sí, existen diferencias importantes entre los documentos en soporte electrónico y en soporte papel, especialmente en la forma en que se garantizan y preservan sus características fundamentales: integridad, autenticidad y accesibilidad.

• En soporte papel:

  • La integridad se preserva de forma física: si el documento no está alterado o roto, se considera íntegro.

  • La autenticidad se verifica a través de elementos como firmas manuscritas, sellos o membretes. La confianza recae en lo visual y físico.

  • La accesibilidad depende del almacenamiento físico (archivadores, cajas, estanterías) y de una correcta organización y clasificación manual.

• En soporte electrónico:

  • La integridad requiere mecanismos digitales como firmas electrónicas, hash o registros de auditoría para asegurar que el documento no ha sido alterado desde su creación.

  • La autenticidad se garantiza mediante metadatos, firmas digitales, trazabilidad del sistema y control de accesos, dado que los documentos pueden ser fácilmente copiados o modificados.

  • La accesibilidad depende de la infraestructura tecnológica: sistemas de gestión documental, software, formatos adecuados y compatibilidad tecnológica. Aquí, también es clave la conservación a largo plazo (preservación digital).

2. ¿Cuál es el papel del archivista en la gestión documental electrónica?

El papel del archivista en la gestión documental electrónica es estratégico y multifuncional, ya que debe actuar como mediador entre la tecnología, la normativa y la organización. A partir de las lecturas de la semana, se pueden destacar las siguientes funciones clave:

• Diseñar y aplicar políticas de gestión documental electrónica, que incluyan directrices sobre creación, clasificación, acceso, conservación y disposición final de los documentos digitales.

• Asegurar la autenticidad, integridad y accesibilidad de los documentos electrónicos, mediante la implementación de sistemas de gestión documental que cumplan con estándares internacionales y buenas prácticas archivísticas.

• Participar en la definición de requisitos funcionales de los sistemas informáticos utilizados en la organización para asegurar que contemplen las necesidades archivísticas desde el inicio.

• Educar y sensibilizar al personal de la organización sobre la importancia de una correcta gestión documental electrónica, su impacto legal, organizacional y patrimonial.

• Velar por la preservación digital a largo plazo, desarrollando estrategias que permitan mantener el acceso a los documentos digitales, incluso ante los cambios tecnológicos.