Lo que pude entender, sobre esta lectura y un concepto que presentó una mayor dificultad para asociar correctamente en el ejercicio fue la Trazabilidad. Y saber que la Trazabilidad no se trata del control ( seguridad), sino de la auditoría y el registro posterior de todo el ciclo de ala vida del documento. Para superar estas dificultades, es vital centrarse en el verbo o la finalidad principal de la función. Si la finalidad es demostrar la historia del documento, es Trazabilidad. Si es aplicar la ley para proteger, es Seguridad. Y si es decidir el destino final, es Evaluación. Esto ayuda a diferenciar el rol único de cada concepto dentro del SGDEA.
Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Número de respuestas: 6
En respuesta a Marcela Bonilla Hernández
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Hola Marcela, saludos
Agregando a lo que indicas sobre la trazabilidad, puedo decir que la trazabilidad es muy útil porque nos permite llevar un registro completo de todo lo que pasa con los documentos electrónicos, lo que facilita saber qué se hizo, cuándo y por quién.
Asimismo ayuda a mantener los documentos organizados y controlados, también hace más fácil encontrar información cuando se necesita o revisar el historial del documento.
En general, comprender bien la trazabilidad nos ayuda a manejar los documentos electrónicos de manera más eficiente y ordenada, lo que hace que todo el proceso de gestión documental sea más claro y seguro.
También, según la lectura, “la función de trazabilidad es un requisito clave de seguridad dentro del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, ya que su objetivo principal es evidenciar y auditar las acciones realizadas, garantizando la responsabilidad corporativa…”
Agregando a lo que indicas sobre la trazabilidad, puedo decir que la trazabilidad es muy útil porque nos permite llevar un registro completo de todo lo que pasa con los documentos electrónicos, lo que facilita saber qué se hizo, cuándo y por quién.
Asimismo ayuda a mantener los documentos organizados y controlados, también hace más fácil encontrar información cuando se necesita o revisar el historial del documento.
En general, comprender bien la trazabilidad nos ayuda a manejar los documentos electrónicos de manera más eficiente y ordenada, lo que hace que todo el proceso de gestión documental sea más claro y seguro.
También, según la lectura, “la función de trazabilidad es un requisito clave de seguridad dentro del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, ya que su objetivo principal es evidenciar y auditar las acciones realizadas, garantizando la responsabilidad corporativa…”
En respuesta a Katherin Chacón Martínez
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Buenas compañera, respecto a la trazabilidad permite visualizar los movimientos del documento desde que este se crea, quien lo realizó, y cuando. Es importante que a nivel de SGDEA se incluya bitácoras de trazabilidad con el fin de que se registren de forma automática las acciones y movimientos que se definan a nivel institucional. Esto permite que sea auditables aquellos movimientos que se definieron para que se revisen cuando corresponda y que se pueda visualizar los tiempos en que el sistema estuvo fuera de funcionamiento o perdio conexión de red.
En respuesta a Marcela Bonilla Hernández
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Hola Marcela, la trazabilidad es muy importante porque permite controlar y dar seguimiento a las acciones y movimientos que recibe un documento, por lo que es muy vital para conocer los cambios que sufre durante su ciclo de vida.
Muchas gracias
Muchas gracias
En respuesta a Marcela Bonilla Hernández
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
de Jenny Vega Ortega -
La trazabilidad permite las conocer acciones o movimientos de documentos para algunos procesos de auditorias.
En respuesta a Marcela Bonilla Hernández
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Buenas tardes Marcela, concuerdo en que la trazabilidad suele confundirse con la seguridad, pero su propósito es diferente. Mientras la seguridad protege y controla el acceso, la trazabilidad registra las acciones realizadas sobre el documento durante todo su ciclo de vida, garantizando transparencia y evidencia. Comprender esta distinción permite aplicar correctamente cada proceso dentro del SGDEA y fortalecer la gestión documental institucional.
En respuesta a Marcela Bonilla Hernández
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Buenas noches. Me parece muy acertada su interpretación. También considero que la trazabilidad puede confundirse con la seguridad, pero como usted menciona, su función es mostrar la historia del documento, no protegerlo. Me pareció muy útil su razonamiento de distinguir los conceptos por su finalidad: auditar, proteger o decidir el destino, porque esa comparación resume perfectamente el sentido de cada proceso dentro del SGDEA.
Además, creo que comprender la trazabilidad desde esa perspectiva ayuda a valorar su papel en la transparencia y rendición de cuentas, ya que permite reconstruir cada acción efectuada sobre un documento, quién la realizó y cuándo. En otras palabras, la trazabilidad no solo es una herramienta técnica, sino también una garantía de confianza institucional y de cumplimiento normativo.
Además, creo que comprender la trazabilidad desde esa perspectiva ayuda a valorar su papel en la transparencia y rendición de cuentas, ya que permite reconstruir cada acción efectuada sobre un documento, quién la realizó y cuándo. En otras palabras, la trazabilidad no solo es una herramienta técnica, sino también una garantía de confianza institucional y de cumplimiento normativo.
