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Foro 2: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Katherin Chacón Martínez -
Número de respuestas: 7

Buenas tardes profesor y compañeros

Creo que el concepto que me presentó un poco de dificultad para asociar en el ejercicio fue el de Evaluación, ya que esta palabra puede tener varios significados según el contexto, sin embargo en este caso se usa con sentido técnico dentro de la gestión documental.

Al principio no me fue fácil identificarla, porque puede parecerse al proceso de valoración o selección, ya que todos implican analizar los documentos y decidir qué hacer con ellos.

Pero después de revisarlo con calma, entendí que la evaluación es la etapa donde se aplican los plazos de conservación para definir si los documentos deben transferirse, conservarse o eliminarse. Además entendí su papel y su importancia para mantener un archivo organizado y eficiente. 

Saludos!

En respuesta a Katherin Chacón Martínez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Sonia Miranda González -
Buenas tardes Katherine:

Concuerdo con lo anotado por usted sobre la importancia de la evaluación, ya que es en esta etapa donde se establecen los plazos para cada serie documental y permite seleccionar los documentos que pueden ser transferidos o eliminados del sistema de gestión.

Muchas gracias.
En respuesta a Sonia Miranda González

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Luis Carlo Rojas Mora -
Gracias por su intervención.

Usted señala correctamente la dificultad que puede generar el término Evaluación debido a su acepción técnica en la gestión documental, en contraste con su uso general.

La lectura define la Evaluación como el proceso de aplicar plazos de conservación para decidir si los documentos se transfieren o eliminan. Como usted deduce, este es un proceso general que, abarca las etapas específicas de valoración, selección y eliminación documental. Su distinción es correcta: los otros conceptos forman parte del proceso más amplio de Evaluación.
En respuesta a Katherin Chacón Martínez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Jenny Vega Ortega -
Muy atinado el comentario de la compañera, ya que la evaluación permite conocer los plazos de transferencias de los documentos y si deben de eliminarse documentos. Esta evaluación ayuda a utilizar algunos tipos de mecanismos o estrategias que permitan alargar o conservar en mayor plazo los documentos.
En respuesta a Katherin Chacón Martínez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Julián Emilio Rojas Pacheco -
Buenas tardes Katherin, comparto su experiencia, aunque para mi el concepto que me costo un poco asociar fue el de acceso, la palabra evaluación también me generó confusión al inicio. Es cierto que puede parecer sinónima de valoración, pero dentro del SGDEA tiene un sentido más específico: aplicar los plazos de conservación para definir el destino final de los documentos. Comprenderlo así permite ver su función como un filtro clave para mantener la eficiencia archivística.
En respuesta a Julián Emilio Rojas Pacheco

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Zeneida Claxton Leslie -
Comparto su opinión compañero en cuanto a lo que más costo de asociar que fue la palabra acceso, ya que si no me equivoco había. otro concepto muy parecido y en realidad crea un poco de confusión. Sin embargo hay que ver que el acceso se rige por el marco normativo a nivel nacional e institucional así que ahí puede estar la diferencia.
En respuesta a Katherin Chacón Martínez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Rebeca Montoya Jiménez -
Coincido con usted estimada Katherin, ya que, el concepto de evaluación es exactamente lo que indica, es decir, la aplicación de plazos de conservación documental ligados a las series documentales, con el fin de que los plazos permitan la selección para transferir o eliminar los documentos gestionados en el sistema, seleccionar, transferir y eliminar son verbos y acciones muy importantes cuando se hace en los tiempos o plazos correctos, pues, gracias a estos se aplicaría una evaluación correcta en los sistemas de gestión de documentos electrónicos, cuando se hace la evaluación, entonces, también se está ejecutando la selección, la transferencia y la eliminación de los documentos electrónicos dentro de dichos sistemas mencionados.
En respuesta a Katherin Chacón Martínez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Adriana González Rodríguez -
¡Hola!
Coincido con usted en que la evaluación puede confundirse con otros procesos como: valoración o selección. Me gustó cómo aclaró que su función es aplicar los plazos de conservación para decidir el destino de los documentos,

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