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Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Yuxi Méndez Sanchez -
Número de respuestas: 2

Buen día, en lo personal el concepto que debí analizar con mayor detenimiento fue el de "trazabilidad" tiene semejanza con el de "acceso" ya que ambos están relacionados en como tener un seguimiento del uso de los documentos dentro del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. 

Específicamente en:

  • Quién y cuándo interactúa con el documento.
  • Garantizar la transparencia y responsabilidad en la gestión.

El acceso a los documentos se permite de acuerdo a la normativa que regula cada institución, posteriormente surge el registro del recorrido del documento sobre las acciones y movimientos realizados en el sistema mediante la inclusión de bitácoras de trazabilidad en las que se registren de manera automática.

En respuesta a Yuxi Méndez Sanchez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Luis Carlo Rojas Mora -
Gracias por su intervención.

Es una observación precisa señalar la semejanza entre los conceptos de Acceso y Trazabilidad, ya que ambos se relacionan con la interacción de los usuarios con los documentos.

Como usted indica, el Acceso se enfoca en la parte normativa y preventiva. El modelo lo describe como el establecimiento de categorías, perfiles y roles que determinan quién tiene permiso para realizar acciones (como lectura o escritura) sobre un documento.



La Trazabilidad, por otro lado, es el registro posterior de dichas interacciones. La lectura lo define como un mecanismo que, mediante bitácoras automáticas, deja constancia de las acciones, el responsable y el momento en que se realizaron, permitiendo su auditoría.


Su conclusión es correcta: el acceso define las reglas y permisos, mientras que la trazabilidad registra el historial de lo que sucede dentro de esas reglas.

¡Saludos!
En respuesta a Yuxi Méndez Sanchez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Ana Abigail Aguilar Paniagua -
Buenas noches, concuerdo con usted compañera ya que la trazabilidad y acceso tienen semejanzas s, pero es claro que trazabilidad es el registro de las acciones realizadas sobre el documento, es la capacidad de seguir el historial del documento: qué se ha hecho con él, quién lo ha hecho, cuándo y cómo.