1. ¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Por qué?
Sí, es indispensable. Un repositorio centralizado permite organizar, clasificar y preservar documentos electrónicos de manera segura, facilita la consulta mediante un punto único de acceso, asegura la trazabilidad de los documentos y protege su integridad y autenticidad, garantizando la continuidad y transparencia institucional, además de asegurar una conservación permanente mediante estándares técnicos y normativos.
2. ¿Cuáles son los 3 requisitos fundamentales para asegurar una adecuada gestión y preservación de documentos electrónicos?
En cuanto a los tres requisitos fundamentales que toda institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electróncios, considero los siguientes:
-
Normativa y procedimientos claros: Contar con reglas y procesos actualizados para la gestión, digitalización, descripción archivística y permisos de acceso.
-
Infraestructura tecnológica adecuada: Tener un repositorio seguro con herramientas para captura, producción, recepción y consulta de documentos electrónicos, integración con sistemas existentes y administración de usuarios.
-
Capacitación del personal: Formar a los funcionarios en el uso de herramientas y procedimientos para asegurar que los documentos se gestionen y preserven correctamente
