Implementación de un sistema de preservación digital
1. ¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Por qué?
Sí, considero absolutamente indispensable que cualquier institución pública o privada cuente con un Repositorio Digital de Preservación (RDP), que es un tipo especializado de repositorio de documentos electrónicos
Un simple sistema de gestión documental (ERM) o un backup no garantiza la supervivencia de la evidencia a largo plazo. El RDP es indispensable por tres razones: Garantía de Autenticidad y Cadena de Custodia: Un RDP opera bajo el estándar internacional OAIS (ISO 14721), lo que asegura que el documento digital (el AIP) mantiene su autenticidad e integridad a través de procesos controlados. Sin un RDP, no se puede probar legalmente que el record no ha sido alterado. Mitigación de la Obsolescencia: La preservación digital es una gestión activa de riesgos. El RDP es el único sistema diseñado para ejecutar estrategias técnicas como la migración (cambio de formato) o la emulación (recreación del entorno) de manera planificada y sistemática, combatiendo la caducidad tecnológica. Cumplimiento Legal y Transparencia: Para el Archivo Nacional, la ley obliga a las entidades a conservar la evidencia. El RDP asegura la disponibilidad y accesibilidad del record por el plazo legal o permanente, garantizando la transparencia y la rendición de cuentas.
2. ¿Cuáles consideran que son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?
Los requisitos fundamentales no son solo tecnológicos; son principalmente archivísticos y organizacionales. Basado en mi experiencia, los tres pilares son:
La institución debe asegurarse de que sus sistemas de información (SGDEA) cumplan con los requisitos para generar documentos auténticos, íntegros y fiables desde el origen. Esto incluye:
Integrar un Esquema de Metadatos (contexto, estructura y contenido) completo y obligatorio en la captura del documento.
Implementar un Plan de Clasificación y Evaluación para asignar el plazo de conservación y el destino final del documento automáticamente. Implicación:
El archivista debe participar en la fase de diseño, no solo al final del cicloLa preservación Debe existir una Política de Preservación Digital aprobada por la alta gerencia. Digital requiere una voluntad política y una asignación de recursos sostenida.
Se requiere asignar presupuesto continuo para las herramientas de preservación (RDP, software de migración) y para la formación de personal especializado (Archivistas Digitales e ingenieros).
Implicación: La inversión debe verse como un costo de seguridad jurídica y no un gasto administrativo.
La institución debe garantizar que cada acción realizada sobre un documento (creación, migración, acceso) se registra de manera inmutable.
Uso de firmas digitales y checksums para verificar la integridad del record.
Mantenimiento de un registro de auditoría o trazabilidad detallado que pruebe que el documento no fue alterado durante su ciclo de vida y preservación.
Implicación: Esto asegura el valor probatorio del documento ante cualquier requerimiento legal o auditoría futura.Esto sería mi postura en lo que logre entender saludos.
