- ¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Porqué?
Considero que es una necesidad actual en las empresas o instituciones del país porque la producción de documentos electrónico va en aumento, toda oficina evita producir documentación en papel, sin embargo, mucha institución obvia la importancia de salvaguardar el documento o establecer el sistema o soporte cuando pasan del sistema físico al híbrido, llevando la misma normativa en el documento digital como si fuera el papel pero no garantiza la seguridad ya que se debe implementar el nuevo sistema donde pueda asegurar que el documento electrónico se mantendrá durante su ciclo de vida.
Al ejecutar un repositorio de documento electrónicos dentro de la institución, se podrá evitar la pérdida del documento original electrónico o extravió, los tramites serán más sencillos, generando reducción de costos, delegando responsabilidades al usuario, además de la duplicidad innecesaria de documentos, reduciendo espacios de soporte individuales, porque tendrá una estructura documental establecida, cada documento producido tendrá un formato para proteger su originalidad, dar seguridad de autenticidad, respetando y manteniendo los metadatos, también se respetará la tabla de conservación diseñada para el documento electrónico conservándolo por el tiempo necesario de la vida o ciclo del documento electrónico. El usuario podrá almacenar estos documentos electrónico de forma centralizadas, facilitando el trabajo en conjunto con otros colaboradores, garantizando la integridad del documento, se podrá detentar quién lo produjo, modifico o lo envió.
¿Cuáles consideran que son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?
Primeramente, la institución debe tener claro el sistema, normas o políticas que va implementar, todo usuario debe de conocerlo para poderlo ejecutar. El segundo es que se debe tener claro el sistema (software o Hardware) que utilizarán para crear los documentos electrónicos para la compatibilidad, el soporte de almacenamiento dando la seguridad en cada uno y por último se debe conocer el formato del proceso de cada uno para crear el documento, mantener los metadatos, la tabla de conservación, la clave de cada usuario para rastrear la historia de consulta de cada documento.
