- ¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Porqué?
- Si considero que es importante, ya que esto permite garantizar a conservación de documentación intitucional y da fé de la integridad, verasidad, autenticidad y confiabilidad de la produción documental a corto y a largo plazo, además conservar integra la memoria institucional.
- ¿Cuáles consideran que son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?
- En primer lugar creo que cada institución debería tener una infraestructura tecnologica y física adecuada para la conservación de los documentos. Tecnologica porque debe tener un sistema o repositorio documental que permita resguardar de forma digital de forma integra, segura y fácil los documentos. La infraestructura de forma física me permite realizar todos los procesos tanto físicos como digitales tanto de clasificación, digitalización y todo lo que conlleva la creación del documento dígital.
- La seguridad de la documentación y los controles para ingreso, uso y conservación de documentos. También esto permite la verificación de firma digital lo que garantiza la validez de la documentación.
- Las políticas institucionales que permiten el resguardo y uso de los documentos; todas las empresas deberían de tener una norma o reglamento de clasificación de archivos, donde se establezcan las responsabilidades de las personas que resguardan y solicitan información, así se puede cumplir con las políticas institucionales y de los entes a los que se esta adscrito para el resguardo de la memoria institucional de las empresas.
¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Porqué?
de Jenny Vega Ortega -
Número de respuestas: 1
En respuesta a Jenny Vega Ortega
Re: ¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Porqué?
Excelente aporte Jenny. Coincido plenamente en que un repositorio es indispensable para garantizar la integridad y autenticidad de la documentación institucional. Me parece muy acertada tu identificación de los tres requisitos: infraestructura tecnológica y física, seguridad y controles de acceso, y políticas institucionales. Complementaría tu análisis señalando que, según lo indicado en las lecturas que analizamos a lo largo de estas 4 semanas, Castillo Solano y Umaña Alpízar, es fundamental que estas políticas se basen en estándares internacionales como el Modelo OAIS (ISO 14721) y que se conforme una Comisión de Preservación Digital interdisciplinaria que coordine estos tres elementos, ya que la preservación digital no es solo un desafío técnico sino de gobernanza institucional. Tu mención sobre la importancia de la firma digital es clave, especialmente en el contexto costarricense donde la Ley 8454 respalda su uso como mecanismo de autenticación.
