En mi opinión, es totalmente indispensable que toda institución disponga de un repositorio de documentos electrónicos, ya que este garantiza la preservación, accesibilidad y autenticidad de la información a lo largo del tiempo. Un repositorio no es solo un espacio de almacenamiento; es un sistema controlado que permite mantener la trazabilidad de los documentos. Si falta una estructura de repositorio adecuada, los archivos digitales quedan vulnerables a la obsolescencia tecnológica, a la pérdida de datos y a la imposibilidad de asegurar su acceso en el futuro. Como se observó en la bibliografía revisada en los últimos encuentros, la ausencia de un depósito digital dedicado a la preservación de la información es una de las debilidades más frecuentes en las instituciones públicas y pone en riesgo la memoria institucional y la transparencia administrativa. Lo anterior, sin dejar de lado la obligación legal que tienen las instituciones públicas de conservar documentos durante plazos específicos establecidos.
Los tres requisitos fundamentales para asegurar una adecuada gestión y preservación de los documentos electrónicos son:
- Establecimiento de una Política de Preservación Digital Institucional que defina responsabilidades, procesos y estándares técnicos.
- Conformación de una estructura organizacional interdisciplinaria, las autoras la llaman "Comisión de Preservación Digital", que actúen como órgano colegiado, que sea responsable de coordinar, emitir y actualizar políticas, estrategias y lineamientos institucionales de preservación de documentos digitales.
- Capacitación continua del personal en materia archivística y tecnológica, para garantizar que la gestión documental no dependa solo de herramientas, sino también de una cultura institucional orientada a la conservación y la rendición de cuentas.
En conjunto, estos elementos permiten que los documentos electrónicos mantengan su valor probatorio y su función como evidencia institucional, contribuyendo a una administración más transparente, eficiente y responsable.
