Buenas tardes,

En respuesta a la primera pregunta, yo vengo de laborar muchos años en la empresa privada, cuando ingrese al Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos, fue que conocí los conceptos, procedimientos y demás temas en relación a la Archivística, y me parece muy interesante porque antes de eso, ignoraba que fuese un tema tan relevante y todo lo bonito que encierra el tema, de mantener vivo sucesos del pasado que hasta hoy la mayoría siguen siendo tan relevantes.

Yo laboro en el departamento de Recursos Humanos, y soy en la encargada del archivo de gestión relacionado a los expedientes de las personas funcionarias del Ministerio, así como de la correspondencia, y archivos propios de otras tareas del departamento.

Desde mi trabajo como abogada en la Dirección de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Trabajo, puedo afirmar que los conceptos archivísticos son fundamentales para el correcto desarrollo de los actos, procesos y procedimientos administrativos. La adecuada gestión documental garantiza la trazabilidad y la transparencia en cada etapa del procedimiento, ya sea en la elaboración de dictámenes, resoluciones, análisis jurídicos o en el seguimiento de casos disciplinarios.
El manejo organizado y sistematizado de los archivos nos permite tener acceso rápido y confiable a la información necesaria para fundamentar decisiones, cumplir con plazos legales y asegurar el debido proceso. Por ello, entiendo que el conocimiento y la aplicación de la archivística contribuyen directamente a la eficiencia y legalidad en el ejercicio de nuestras funciones.

¡Buenos días a todos y todas!

1. Algo de lo leído que me parece esencial: Me parece muy importante la cita que el autor realiza de Fleckner: 1991,12, quien menciona que el acceso de más personas a los archivos genera mayor democracia y que el registro sirve a los ciudadanos, como un rechazo contra un gobierno tiránico. Ello me parece indispensable ya que expresa muy bien gran parte de la importancia del archivo documental, de que los documentos se resguarden de forma adecuada, que la eliminación de los documentos se realice conforme a las normas establecidas y que el acceso a la información sea un derecho tutelado para toda la ciudadanía. Ya que si esto no se procura, se genera discriminación, falta de conocimiento y por ende la población se encuentra imposibilitada de los recursos necesarios para formar sus propias opiniones y de evaluar las gestiones llevadas a cabo por la Administración Pública, lo cual es propicio para Gobiernos con mayor corrupción e incluso dictatoriales.

2. Conocimiento sobre los conceptos archivísticos: Sí los conocía ya que por mi formación en Derecho, parte de lo estudiado en el curso de Derecho Administrativo, consiste en los elementos del procedimiento administrativo, el cual da gran relevancia a la correcta tramitación de los expedientes administrativos.

3. Actos, procesos o procedimientos administrativos que realizó en mi trabajo: Hasta el momento he tramitado dos investigaciones preliminares de las cuales se debe conformar expediente administrativo. Otros tipos de actos administrativos son la redacción de criterios jurídicos, de resoluciones administrativas, de Convenios, etc.

Conforme a la lectura de la semana, videos complementarios, puedo dar respuesta a las preguntas de este foro:
Algo de lo leído que le parece esencial: Los archivos son memorias colectivas pero además, memorias mucho más duraderas que nuestra propia memoria individual que termina con nuestra ausencia en el mundo de los vivos.. (Rivas, J., La razon de ser de los archivos, pag 181).
Comentario: La importancia de los archivos es que tienen un plazo legal determinado sino que permanente en el pasar de los años, lo que revive el espíritu del autor o la evidencia encontrada con respecto al mensaje que se comunicó en un escrito, por lo tanto, deja evidencia clara e histórica de un acto lo que nos permite revisar un hecho histórico, actuaciones realizadas, entre un sin fin de hechos que nos brindan información fidedigna.
1. Conocía usted los conceptos archivísticos: algunos conceptos los conocía, de hecho tuve que aclararme en cuanto al diferencia entre un expediente y expediente administrativo, un archivo y un documento porque parece confuso creer que son similares cuando tienen sus diferencias técnicas.
2. Que actos, procesos o procedimientos administrativos, realizo en mi trabajo: en mi área especializada de contratación administrativa, se realizan procedimientos como solicitud de contratación, estudios técnicos, además de inventarios físicos de activos patrimoniales, los cuales deben de seguir ciertas pautas, requisitos y normas para que se documenten y se efectue un acto administrativo.

1. ¿Conocía usted los conceptos archivísticos?
Sí, tenía ciertos conocimientos, relacionados con la ordenación de los archivos, es decir, con la organización y clasificación de los documentos dentro del archivo.

2. ¿Qué actos, procesos o procedimientos administrativos realizó en su trabajo?
Entre los procedimientos administrativos que realizo, se encuentra la recepción de correspondencia, asegurando el registro y canalización adecuada de los documentos recibidos.

Buenas tardes,

El valor de los archivos es incalculable, sean públicos o privados, ya que son pilares fundamentales para la transparencia, la memoria y el buen funcionamiento de la sociedad

1. Conocía usted los conceptos archivísticos.
Durante mi formación en bibliotecología, lleve cursos como fundamentos de archivología y legislación archivística costarricense y leyes conexas, por lo que si manejo nociones, y con la práctica las he fortalecido, sin embargo, si ha sido un reto implementar los conocimientos en mi espacio de trabajo, debido a que anteriormente no existía un orden, con el tiempo le he estado dando más forma para facilitar el acceso al personal, mediante el levantamiento de inventarios que facilitan encontrar la información con más eficiencia y eficacia, además de llevar un control en el préstamo de la documentación.

2. Que actos, procesos o procedimientos administrativos, realizó en mi trabajo.
Gestión integral de archivos físicos y digitales, clasificación, digitalización y almacenamiento de documentos, creación y aplicación de protocolos de manejo documental, atención de usuarios, recuperación de información y control de accesos, levantamiento de inventarios, transferencia y eliminación documental, dichos procesos los aplico para cada una de las áreas (archivo legal, recursos humanos, registros sanitarios, patentes y marcas)

En lo que respecta a la primera pregruan tengo que reconocer que previo a la lectura del material de esta semana, tenía conocimiento general de algunos conceptos archivísticos básicos, principalmente vinculados a la gestión documental en el ámbito administrativo. Sin embargo, no contaba con una visión tan amplia sobre la evolución histórica de la Archivística como ciencia ni sobre su profunda relevancia social, política y cultural. Esta lectura me permitió comprender que los archivos no solo constituyen una memoria histórica invaluable, sino que también son fundamentales para la transparencia, la rendición de cuentas y la toma de decisiones actuales en la administración pública. Ahora reconozco la importancia de su adecuada organización, conservación y acceso, como elementos esenciales para el fortalecimiento de un Estado democrático y eficiente.
Por otra parte en lo que respecta a la segunda pregunta, les comento que en mi labor dentro del Departamento de Organizaciones Sociales, estoy directamente involucrado en actos y procesos administrativos esenciales para la legalidad y el control de las organizaciones sociales tales como sindicatos, cooperativas, asociaciones solidaristas, centros agrícolas cantonales, comités regionales de ferias del agricultor y la Junta Nacional de Ferias del Agricultor. Entre las principales funciones se encuentran: la inscripción de constituciones, nombramientos de órganos directivos, reformas estatutarias, disoluciones, fusiones y otros actos legales relevantes.
Cada una de estas gestiones implica la conformación, administración, conservación y custodia de expedientes administrativos específicos para cada organización. Estos expedientes no solo registran los actos jurídicos de cada entidad, sino que también sirven como base para la emisión de certificaciones oficiales y la atención de consultas tanto de particulares como de instituciones públicas rectoras y supervisoras. Asimismo, los expedientes son una fuente primordial para la elaboración de informes dirigidos a las autoridades institucionales, que apoyan el proceso de toma de decisiones, demostrando que el archivo no solo tiene un valor histórico, sino también un uso inmediato y vigente en la gestión pública actual.

1. Conocía usted los conceptos archivísticos.

En su momento cuando ingrese a trabajar al Archivo no conocía nada sobre la Archivística pero conforme ha ido pasando el tiempo ya he aprendido mucho sobre los términos archivísticos así como algunos procesos y la verdad me ha parecido muy interesante e importante todo lo que abarcan y resguardan los archivos.

2. Que actos, procesos o procedimientos administrativos, realizó en mi trabajo.

Entre los procesos esta la recepción de archivos de gestión, el proceso que lleva la custodia documental, el proceso de préstamo documental, búsquedas de documentos, acto de eliminación documental.

Conocía usted los conceptos archivísticos.

Por mis labores y gracias a otros cursos del Archivo Nacional, he ido adquiriendo nuevos conceptos sobre la archivística; gracias al material de lectura de esta semana aprendí sobre todo más acerca del recorrido en la historia de los archivos y la relevancia de su organización y resguardo pues son la memoria colectiva de un país.

Que actos, procesos o procedimientos administrativos, realizó en mi trabajo.

Como mencioné en el foro de presentación, realizo labores en el archivo de gestión del Programa de Integración Fronteriza, y como parte de él realizo registro de correspondencia, resguardo, seguimiento y actualización de expedientes y documentación. 

Al ser un proyecto muy grande existe documentación y expedientes de todo tipo, desde infraestructura, planificación, gestión gerencial, área financiera, entre otros.

1. Algo de lo leído que le parece esencial.
Me parece escencial el concepto de expediente administrativo como prueba y antecedente para tomar decisiones a través de las resoluciones administrativas. Esta definición que se brinda en las diapositivas de esta semana permite conocer el valor jurídico del expediente como prueba, y el valor administrativo como garantía de la transparencia en al función pública.

2. Conocía usted los conceptos archivísticos.
Si los conocía. Sin embargo tanto la lectura como la presentación de esta semana permite tener una noción mas amplia sobre dichos conceptos, lo cual enriquece nuestro campo de estudio al conocer como existen conceptos que mantienen su vigencia a lo largo del tiempo pero también se actualizan según las necesidades del mundo contemporáneo y se adaptan a este, como por ejemplo el concepto de expediente administrativo, que sigue manteniendo la vigencia de su concepto pero adaptado ahora a nuevos soportes y formatos de la información.

3. Que actos, procesos o procedimientos administrativos, realizó en mi trabajo.
En mi trabajo es común confeccionar expedientes a partir de documentos sueltos o expedientes antiguos incompletos. También la confección de expedientes nuevos que se hacen ahora cumpliendo con al normativa archivistica actualizada, es por esa razón mi interés por mantenerme actualizado sobre el tema, ya que la confección de expedientes es una de las labores que mas demanda tiempo en mi trabajo diario.

Buenas noches, espero estén muy bien.
Procedo a dar respuesta

1. ¿Conocía usted los conceptos archivísticos?
Conocía lo básico, debido a los trabajos secretariales que he tenido en el pasado. En este momento, estoy a cargo de la revisión de ciertos expedientes administrativos, donde he recurrido la Norma Técnica Nacional 001, para guiarme en la conformación de expedientes, cual me ha aclarado mucho la gestión competente.

2. ¿Qué actos, procesos o procedimientos administrativos, realizo en mi trabajo?
a) Realizo la revisión de los folios, tanto en los documentos físicos como digital.
b) Realizo la revisión del orden cronológico de la documentación del expediente.
c) Realizo la revisión del índice, que concuerde con la documentación foliada.
d) Verifico que la documentación digital contenga la firma digital valida (marca de hora).
e) Realizo la revisión de la certificación del expediente, aunque no lo indica en la Norma Técnica Nacional 001, hago la revisión que indique la cantidad de folios que conforman el expediente y esta incluye la certificación.

¡Buen día! Con respecto a la primera pregunta, como les comenté, laboro en el departamento de Archivo desde el 2022 y no conocía mucho sobre esta área, pero empecé a prepararme por mi cuenta y luego se me presentó la oportunidad de llevar de forma virtual unos cursos con ustedes, ya que, aún estábamos en pandemia y no los impartían de forma presencial. 
Considero que mi puesto es muy importante y requiere de mucha responsabilidad. Me encargo de salvaguardar toda la documentación en físico que generan los departamentos de gestión de la Municipalidad de Hojancha y proveer de información inmediata cuando algún departamento lo requiere. Además, llevo a cabo funciones de oficina,  limpieza y organización del depósito de Archivo. Es un trabajo que me encanta, me gusta todo lo que tenga que ver con organización de documentos; anteriormente, mi puesto era bibliotecaria, considero que es muy similar.

Buenas tardes, gracias a mi formación profesional como administrador público y politólogo pude conocer un poco la relevancia y algunos conceptos de la ciencia archivística, pero nada a profundidad. Ahora con este curso y la primera lectura asignada, tengo un poco más de conocimiento y consciencia sobre la importancia de mantener un archivo adecuado para documentos de índole público o privado, ya que estos conservan una memoria histórica que debe ser resguardada para no repetir errores del pasado o incluso mejorar algunos aspectos que podrían funcionar mejor en la sociedad, la familia o incluso a nivel personal.

Me llamó mucho la atención la evolución que ha tenido la civilización moderna en el proceso de democratización del acceso a la información de interés público. Al mismo tiempo, me imagino cuánto conocimiento y sabiduría no pudo ser revelada en el pasado por una administración poco transparente o inaccesible para las personas civiles o que no tenían los derechos para consultar ese conocimiento. En este sentido, la tecnología ha sido una aliada para conservar volúmenes de información más grandes que los medios físicos, por ejemplo en los miles de servidores que hay en todo el mundo donde se almacenan bibliotecas virtuales enormes que están al alcance de un clic desde cualquier parte del mundo por medio de la Internet.

El proceso que desempeño en mi trabajo está relacionado con transferencias corrientes y de capital a instituciones públicas, organizaciones privadas y organismos internacionales, razón por la cual es fundamental conservar y disponer de información relevante y pertinente para rendir cuentas sobre el manejo de dichos fondos a la ciudadanía o grupos interesados. Dicha información no solo debe estar disponible cuando sea necesario, sino que debe mantener una estructura y orden lógico con el fin de hacer más sencilla su comprensión y análisis; de esto espero aprender cuando finalice este curso.

Buenas tardes compañeros(as):

Antes de ingresar al Archivo Central del AyA, no tenía un conocimiento claro sobre los conceptos archivísticos ni comprendía del todo cómo se aplicaban en la práctica. Sin embargo, después de haber tenido la oportunidad de integrarme al archivo, he logrado ir adquiriendo un poco mejor y con claridad el poder comprender sobre ciertos términos, principios y funciones relacionados con la gestión documental. En aspectos muy básicos en comparación a un profesional de Archivística.

Durante mi experiencia en el archivo, he realizado diversos actos y procedimientos administrativos como lo es la clasificación, organización y foliado de documentos. También colaboré como apoyo en la transferencia documental y en el control de préstamos de expedientes. Todo esto me ha permitido entender la importancia de seguir normas y procesos para garantizar el acceso eficiente a la información y la conservación adecuada de los documentos institucionales.

Buenas tardes: soy archivista y si conozco los procesos archivísticos y los he aplicado en el AyA que es la institución en la que trabajo.

Como encargada del Archivo Central, realizo procedimientos del proceso de gestión documental institucional, para que se cumpla con la normativa vigente.

Dentro de los actos administrativos se lleva acabo lo relacionado con el CISED ya que tengo el cargo de Presidenta.

El levantamiento de actas de eliminación.

Se administra funcionalmente el gestor documental institucional y se emiten los criterios para que los sistemas institucionales cuenten en el estándar con tablas para la conservación de los documentos en soporte digital.

Procedimientos para el estándar de los formatos de de documentos

Procesos administrativos para el control de la gestión.

Esto es un panorama general

1. Conocía usted los conceptos archivísticos.
Mi formacion es archivista y tengo 11 años se laborar en el sector publico, en archivos centrales, por lo que tengo mucho conocimiento en conceptos archivisticos, igual forma siempre es importante estarse actualizando, porque todo siempre cambia y para poder aplicarlo en los archivos es muy importante conocer cuales son las nuevas tendencias.
2. Que actos, procesos o procedimientos administrativos, realizó en mi trabajo.
Como encargada del archivo tengo que realizar y aplicar todos los procesos y procedimientos archivisticos, como calsificacion, evaluacion documental, eliminacion, descripcion documental. Además, de ayudar en la creacion de todo el Gestor documental electronico.