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Conceptos de la Gestión Documental Electrónica

Conceptos de la Gestión Documental Electrónica

de Katherin Chacón Martínez -
Número de respuestas: 3

Buenas tardes profesor y compañeros

  • ¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?

Respondiendo a la pregunta si pienso que existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel, considero que sí existen pero en cómo se cuidan y se verifican, ya que los documentos electrónicos dependen de herramientas digitales para mantener su integridad y autenticidad, así como para consultarlos en el futuro. En cambio, los documentos en papel requieren organización adecuada, protección física y control de firmas para garantizar que estén completos y auténticos.

No obstante lo anterior, sus objetivos son los mismos y las características fundamentales "integridad, autenticidad y accesibilidad" se mantienen en ambos casos. 

  • ¿Cuál es el papel del archivista en la gestión documental electrónica?

Según la lectura de la semana se indica que el papel del archivista en la gestión documental electrónica es una función estratégica y anticipada que debe intervenir en el ciclo de vida integral de los documentos. Para ello el archivista debe ocupar una posición de "top management" dentro de la organización, influyendo en el entorno de trabajo y fomentando la responsabilidad colectiva.

A nivel personal, creo que el archivista es como un cuidador creativo de la información, donde su trabajo principal es asegurarse que los documentos digitales se creen de manera que puedan servir como prueba legal y que sigan siendo útiles aunque cambie la tecnología. Es además quien combina la normas legales con los programas informáticos, protegiendo la confianza y la memoria de la organización a lo largo del tiempo. 

Saludos!  

En respuesta a Katherin Chacón Martínez

Re: Conceptos de la Gestión Documental Electrónica

de Sonia Miranda González -
Buenas tardes, Katherine y demás participantes del curso:
Yo soy bibliotecóloga de profesión y me parecen muy acertadas las respuestas anotadas. Al igual que usted, pienso que hay diferencias entre ambos tipos de documentos, pero que al final, el acceso que se tenga al contenido de los documentos es lo más importante, ya que, a partir de esa información, que puede servir como prueba documental y/o legal, se pueden tomar decisiones importantes en una organización.
En cuanto al papel del archivista, son profesionales en gestión de información y gestores de conocimiento, así que su función es sumamente importante dentro del engranaje de la institución en la que laboran.
Muchas gracias.
Saludos.
En respuesta a Katherin Chacón Martínez

Re: Conceptos de la Gestión Documental Electrónica

de Marlen Zumbado Guevara -
Buenas Katherin

De acuerdo con lo comentando a las preguntas, los documentos sea físicos o electrónicos deben cumplir con los principios de integridad, autencidad y accesibilidad, importantes para que los documentos permanezca en el tiempo de acuerdo al ciclo de vida de cada uno de ellos y puedan ser utilizados para los fines correspondientes, como prueba o como un documento de consulta, Estos deben ser accesibles para las personas autorizadas de acuerdo con el medio que corresponda ya sea en archivos físicos o mediante los sistemas de información para tal fin.

Respecto al Archivista es un profesional fundamental en la empresa pública o privada, ya que genera las pautas y la cultura en temas de gestión documental para que los documentos electrónicos o físicos sean íntegros, accesibles y autenticos que permita a la empresa su utilización cuando corresponda. Además colaboran en la mejora de los procesos de gestión documental generando procedimientos para su utilización.
En respuesta a Katherin Chacón Martínez

Re: Conceptos de la Gestión Documental Electrónica

de Ana Abigail Aguilar Paniagua -
Con respecto a la archivística, coincido con usted cuando menciona que la archivística debe asegurarse que los documentos digitales que se crean puedan cumplir con su función de prueba legal y que estos sigan siendo útiles con el cambio de la tecnología. Es importante destacar que en la actualidad la firma digital juega un papel muy importante, ya que con esto prueba es indiscutible que pueda ser falsificado, lo que da mas veracidad a la información electrónica.