Buenas tardes:
- ¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?
De acuerdo con lo establecido por el Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Nacional de Archivos (1997, 23-25), las diferencias que existen son las siguientes:
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Soporte electrónico |
Soporte papel |
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Registro y uso de símbolos |
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El contenido está recogido en un medio y a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano. El medio hardware y los símbolos software son condiciones de posibilidad del documento electrónico. |
El contenido del documento tradicional está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano. |
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Conexión entre contenido y medio |
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El contenido de un documento electrónico puede ser separado del medio original y transferido a otros medios o soportes. |
El contenido de un documento tradicional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge. |
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Características de la estructura física y lógica |
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La estructura de un documento electrónico no es tan aparente, sino que depende del hardware y del software, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, por lo que no puede tener el mismo valor que el tradicional. La estructura lógica lo identifica y representa los elementos de su estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria. |
La estructura es una parte integral y aparente del documento tradicional y uno de los principales criterios para valorar su autenticidad. |
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Metadatos (datos sobre los datos) |
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El documento electrónico carece de elementos que le permitan establecer su contexto funcional y administrativo. |
En el documento tradicional, los metadatos permiten describir cómo se ha registrado la información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado. |
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Identificación: la identificación solo se puede hacer a través de metadatos. |
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Conservación: depende de las condiciones de almacenamiento y de la rápida obsolescencia de los sistemas. |
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Como resumen del cuadro anterior, se puede decir que aunque ambos soportes de documentos contienen información relevante para la toma de decisiones, la diferencia principal radica en custodia, conservación y acceso a cada tipo de documento; y en qué, en los tiempos actuales, donde la cantidad de información es inmedible, es necesario contar con medios que faciliten el acceso a la información y que garanticen que esta información es auténtica.
- ¿Cuál es el papel del archivista en la gestión documental electrónica?
Los archivistas son gestores de información y cumplen un papel sumamente importante en la gestión documental electrónica, ya que deben poner en práctica sus conocimientos y experiencia para participar activamente y de manera eficiente en cada una de las partes que conforman la estructura de la gestión de documentos, a saber: requisitos de diseño, uso y conservación; y los requisitos funcionales en el plano funcional, en la gestión documental y en el nivel tecnológico.
La gestión documental electrónica es fundamental en el ciclo de vida de los documentos, y la función que realiza el archivista en cada una de sus etapas permitirá que el contenido de los documentos electrónicos y el análisis que se haya hecho se convierta en un nuevo conocimiento.
Muchas gracias.
