- ¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?
Entendiendo como soporte el medio en que se guardan, utilizan y almacenan, si existe diferencia, el documento de archivo en soporte papel y el documento de archivo en soporte electrónico. El primero se busca dar protección por medio de estantes o mueble de manera física al papel protegiéndolo del medio ambiente como la humedad, la luz, de hongos, entre otros, manteniendo el orden de creación en cada etapa del ciclo de vida del documento. En el segundo se busca también proteger los documentos de origen, sus metadatos siguiendo sus fases de diseño, sin embargos estos documentos son intangibles y depende de la tecnología para la protección buscando el sistema idóneo para mantenerlos en las fases de conservación, y preserve los requisitos funcionales en plano organizacional en todo el ciclo de vida del documento electrónico.
- ¿Cuál es el papel del archivista en la gestión documental electrónica?
El archivista lleva el papel de capacitar a los nuevos usuarios en la gestión de documental electrónico, guiar y dar resoluciones al usuario en la planificación correcta de creación, soporte y uso del documento electrónico durante todo el ciclo del documentó electrónico. Además, recomendar a la organización en la tecnología a utilizar, que el documento después de creado pueda mantenerse durante el tiempo conservación brindar; la autenticidad, fiabilidad, integridad y manejabilidad del documento electrónico.
