¿Existen diferencias entre documentos de archivo en soporte electrónico y papel?
Efectivamente, se pueden distinguir diferencias, pese a que ambos deben atenerse a los mismos principios archivísticos: Integridad, autenticidad y accesibilidad.
En papel, la integridad, la autenticidad y la accesibilidad se perciben con mucha más claridad: se ve la firma, el sello, se recorren las páginas completas y el documento se guarda en un archivo físico. En cambio, en los archivos electrónicos esas mismas características quedan supeditadas a la tecnología: Cuidar la integridad implica usar sistemas que eviten tanto modificaciones como pérdidas. Para comprobar la autenticidad basta con recurrir a metadatos o a firmas digitales. En cuanto a la accesibilidad depende de la disponibilidad de programas y equipos que permitan abrir y leer el archivo. En síntesis, las tres cualidades son idénticas; en papel se hacen evidentes por sí solas, mientras que en el entorno digital deben asegurarse mediante sistemas y normas.
Papel del archivista en la gestión electrónica
En la gestión documental electrónica el papel del archivista exige una transformación profunda. Lo que antes se concebía como una tarea simple de custodia de los documentos ya creados— ahora debe asumir un papel proactivo. El archivista debe involucrarse desde la fase de diseño de los sistemas de información, hasta etapas donde puede verificar que los documentos se produzcan con autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad.
