- ¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?
De acuerdo a la lectura asignada, sí hay diferencias; pero ambos mantienen los principios de accesibilidad, autenticidad e integridad. En el caso de los documentos electrónicos deben estar ubicados en un archivo permanente (digital) con una ruta electrónica establecida que sea de conocimiento de los funcionarios que requieren ingresar a ver dichos documentos. Respecto a su autenticidad, deben estar firmados electrónicamente por quién corresponde con el nombre y la fecha e intégros y que no presenten alguna alteración que pueda generar duda al funcionario que lo requiera utilizar para un determinado fin. Por lo que deben haber buenas prácticas de seguridad de la información desde su creación hasta donde se va almacenar.
En cuanto al documento en soporte de papel, su accesibilidad se puede guardar en expedientes o ampos y almacenados en archivos físicos con acceso restringido. Respecto a su integridad, debe asegurarse que el documento este completo ya sea foliado o con números de página y que este debidamente firmado porque quién corresponda.
- ¿Cuál es el papel del archivista en la gestión documental electrónica?
Es el funcionario que colabora en dar las instrucciones a las áreas en cuanto a diseño, utilización y conservación para realizar este proceso de implementación; ya que tiene los conocimientos para que la organización pueda avanzar. Además, revisa los lineamientos que la organización tiene en temas de gestión documental, para que estos se pueda actualizar según la normativa aplicable.
