Buenas noches Mayela, estoy de acuerdo con la diferenciación que haces de los documentos electrónicos y los físicos. Como lo mencionas, los documentos electrónicos y los físicos presentan diferencias importantes en su gestión y conservación. Los electrónicos dependen directamente del hardware y software, pero ofrecen la ventaja de incluir metadatos que facilitan su organización y pueden conservarse por largos periodos sin deterioro físico. En cambio, los documentos en físico ocupan más espacio y requieren cuidados específicos para evitar su deterioro, además de un sistema de gestión que garantice su autenticidad. En cuanto a la integridad, un documento físico debe mantenerse completo y sin alteraciones, mientras que en el digital esta condición se verifica mediante sistemas informáticos. El tema de la autenticidad no se salva de esta diferenciación, los físicos se validan con sellos y firmas, mientras que los digitales utilizan firmas electrónicas y metadatos. La accesibilidad depende del lugar físico o de los medios tecnológicos disponibles para su consulta, como lo indicas.

¡Gracias por tus respuestas! Más allá de las diferencias evidentes que existen entre una hoja de papel y un archivo en un servidor, debemos comprender una verdad fundamental: lo que convierte a un simple documento en un documento de archivo no es su formato, sino un conjunto de características esenciales que comparte sin importar el soporte.

Estas características son el ADN del documento de archivo. Así como el ADN define a un ser vivo, estos tres pilares definen la esencia de un registro fiable y perdurable:

Autenticidad (La Prueba del Origen): Todo documento de archivo, debe poder demostrar que es lo que dice ser. Necesitamos garantías sobre quién lo creó, cuándo y en qué contexto. Sin autenticidad, un documento es solo un texto anónimo; con autenticidad, se convierte en evidencia. Esta necesidad de probar el origen es una constante universal.

Integridad (La Certeza del Contenido): Todo documento de archivo debe garantizar que su contenido está completo y no ha sido alterado de forma no autorizada. La fiabilidad de una sentencia judicial en papel o de un registro financiero en una base de datos depende de esta característica. Si el contenido puede ser modificado sin rastro, deja de ser un registro confiable y se convierte en simple información manipulable. La exigencia de un contenido inalterado es idéntica para ambos mundos.

Disponibilidad (La Garantía de Acceso): Todo documento de archivo se crea y se guarda para ser consultado en el futuro, ya sea mañana o dentro de un siglo. La capacidad de localizarlo, recuperarlo, presentarlo y entenderlo es crucial. Un documento en papel que se deshace por la humedad es tan inútil como un archivo digital cuyo formato ya no puede ser leído por ninguna tecnología. El objetivo final del acceso y la comprensión a largo plazo es un requisito absoluto para cualquier archivo, físico o electrónico.