Creo que una de las mayores diferencias es la integredidad de cada documento. En el caso de los documentos en papel, su integridad se garantiza por su existencia física, en cambio con los electrónicos la integridad dependerá de las tecnologías de almacenamiento y sus sistemas de gestión. Acá son muy importantes los sistemas de copias de seguridad, para evitar que sean modificados o corrompidos.
Otra diferencia en cada tipo de soporto es la firma, mientras que en los documentos de soporte papel su autenticidad se verifica con la firma a mano o sello (o ambas), en los documentos electrónicos se verifica con la firma electrónica o certificados digitales.
El archivista juega un rol importante en esta gestión, él establece los sistemas de organización y conservación. Asegurando que sean fácilmente ubicados y accesibles para quienes lo necesiten. En lo personal no soy archivista ni lo estoy estudiando, pero tengo un puesto de oficinista y aunque hoy en día ya casi no tengo relación con archivo físico y es más que nada digital, en años pasados cuando si tenía a cargo archivos físicos, siempre mantenía en mente que debia archivar las cosas de una forma en las que no solo yo las ubicara fácil, si no para que también alguien externo que tenga que buscar algo por primera vez en mis archivos, le sea fácil ubicarlo.
Diría que el archivista o la persona a cargo del archivo, deber ser un tipo de guardían de los documentos físicos y electrónicos, asegurando que los documentos estén seguros, accesibles y sean preservables con el tiempo.
Diferencias entre los documentos en soporte papel y electrónico. Rol del archivista en la gestión documental electrónica.
Número de respuestas: 2
En respuesta a Julián Emilio Rojas Pacheco
Re: Diferencias entre los documentos en soporte papel y electrónico. Rol del archivista en la gestión documental electrónica.
Estoy totalmente con usted el archivista juega un rol muy importante, ya que el resguardo de los documentos es un trabajo muy delicado, en el punto de archivar los documentos físicos estoy de acuerdo con usted guardarlos en la carpeta correcta es sumamente importante porque si no es así sería muy difícil encontrarlo.
En respuesta a Julián Emilio Rojas Pacheco
Re: Diferencias entre los documentos en soporte papel y electrónico. Rol del archivista en la gestión documental electrónica.
¡Buenas respuestas Julián! Más allá de las diferencias evidentes que existen entre una hoja de papel y un archivo en un servidor, debemos comprender una verdad fundamental: lo que convierte a un simple documento en un documento de archivo no es su formato, sino un conjunto de características esenciales que comparte sin importar el soporte.
Estas características son el ADN del documento de archivo. Así como el ADN define a un ser vivo, estos tres pilares definen la esencia de un registro fiable y perdurable:
Autenticidad (La Prueba del Origen): Todo documento de archivo, sea una carta de 1825 o un correo electrónico de hoy, debe poder demostrar que es lo que dice ser. Necesitamos garantías sobre quién lo creó, cuándo y en qué contexto. Sin autenticidad, un documento es solo un texto anónimo; con autenticidad, se convierte en evidencia. Esta necesidad de probar el origen es una constante universal.
Integridad (La Certeza del Contenido): Todo documento de archivo debe garantizar que su contenido está completo y no ha sido alterado de forma no autorizada. La fiabilidad de una sentencia judicial en papel o de un registro financiero en una base de datos depende de esta característica. Si el contenido puede ser modificado sin rastro, deja de ser un registro confiable y se convierte en simple información manipulable. La exigencia de un contenido inalterado es idéntica para ambos mundos.
Disponibilidad (La Garantía de Acceso): Todo documento de archivo se crea y se guarda para ser consultado en el futuro, ya sea mañana o dentro de un siglo. La capacidad de localizarlo, recuperarlo, presentarlo y entenderlo es crucial. Un documento en papel que se deshace por la humedad es tan inútil como un archivo digital cuyo formato ya no puede ser leído por ninguna tecnología. El objetivo final del acceso y la comprensión a largo plazo es un requisito absoluto para cualquier archivo, físico o electrónico.
Estas características son el ADN del documento de archivo. Así como el ADN define a un ser vivo, estos tres pilares definen la esencia de un registro fiable y perdurable:
Autenticidad (La Prueba del Origen): Todo documento de archivo, sea una carta de 1825 o un correo electrónico de hoy, debe poder demostrar que es lo que dice ser. Necesitamos garantías sobre quién lo creó, cuándo y en qué contexto. Sin autenticidad, un documento es solo un texto anónimo; con autenticidad, se convierte en evidencia. Esta necesidad de probar el origen es una constante universal.
Integridad (La Certeza del Contenido): Todo documento de archivo debe garantizar que su contenido está completo y no ha sido alterado de forma no autorizada. La fiabilidad de una sentencia judicial en papel o de un registro financiero en una base de datos depende de esta característica. Si el contenido puede ser modificado sin rastro, deja de ser un registro confiable y se convierte en simple información manipulable. La exigencia de un contenido inalterado es idéntica para ambos mundos.
Disponibilidad (La Garantía de Acceso): Todo documento de archivo se crea y se guarda para ser consultado en el futuro, ya sea mañana o dentro de un siglo. La capacidad de localizarlo, recuperarlo, presentarlo y entenderlo es crucial. Un documento en papel que se deshace por la humedad es tan inútil como un archivo digital cuyo formato ya no puede ser leído por ninguna tecnología. El objetivo final del acceso y la comprensión a largo plazo es un requisito absoluto para cualquier archivo, físico o electrónico.
