Es importante mencionar que existen varias deferencias existentes entre el soporte electrónico y el soporte de papel.
Dentro de las cuales puedo mencionar por ejemplo en soporte electrónico a continuación detallo: 1. los documentos los podemos almacenar utilizando dispositivos electrónicos, 2. Los documentos de pueden accesar de manera remota, haciendo muy fácil su accesibilidad de donde nos encontremos, 3. Los documentos podrán ser protegidos por medio de una contraseña protegiendo la información por medio de cifrado y otros mecanismos que la empresa desee, 4. Los documentos electrónicos ocupan poco espacio.
Documentos en soporte papel.
Estos se almacenan en papel, carpetas, archivadores y estantes, lo que los hace vulnerables si no están archivados de la mejor manera, ya que si algún documento está archivado en la carpeta equivocada se hará difícil su búsqueda.
Los documentos en soporte papel, se requiere su acceso de manera física para poder leerlo o modificarlo lo que hace difícil poder accesarlo.
Los documentos en soporte papel pueden ser modificados con dificultad, también los documentos soporte papel corren el riesgo de deteriorarse si no están resguardados como debería de ser.
Sin duda cualquier de los dos soportes deben de ser utilizados por personas bien capacitadas porque los documentos dentro de la empresa son sumamente importantes ya que cuentan su historia y las operaciones que la empresa tiene a lo largo de su vida. Me parece que el soporte electrónico en nuestro país todavía esta en evolución ya que para dar ese gran paso la empresa debe de estar preparada tecnológicamente.
Cual es el papel del archivista en la gestión documental electrónica?
Sumamente importante porqué? porque es la persona responsable de garantizar que los documentos sean auténticos, íntegros y puedan accesarse de manera rápida dentro de la empresa, el que se encargará de colaborar con todos los miembros de la empresa para que esta tarea se haga de la mejor manera, durante muchos años se le ha encomendado esta tarea a la secretaria, ella se ha encargado del archivo de gestión de la empresa, muchas de ellas no han tenido la preparación adecuada para esta tarea tan importante, en estos tiempos se ha hecho imprescindible para cada empresa contar con un profesional en archivística y esta tarea ya requiere de habilidades y competencias en gestión documental, conocer sobre tecnologías de información, metadatos, seguridad de la información entre otros, es un profesional muy importante ya que él asegura que la empresa cumpla con las normas y regulaciones en todo lo referido a la gestión documental, dicho profesional ayuda a mejorar la eficiencia en la gestión de los documentos y así todos los colaboradores podrán encontrarla información de la manera más rápida y fácil, ayudando también a la toma de decisiones en el momento en que la información pueda ser accesada de la manera más oportuna por parte de los gerentes y altos mandos de la empresa. En conclusión dicho profesional es de mucha importancia para cualquier empresa jugando un papel fundamental en cualquier empresa.
