¡Buenas noches!
Respondiendo a la pregunta:
¿Existen diferencias entre los documentos en papel y los documentos electrónicos?
Según la lectura todo documento debe cumplir con:
- Autenticidad
- Fiabilidad
- Integridad
Los documentos en soporte físico permiten comprobar las características de forma directa, mientras que los electrónicos dependen del software y hardware.
Ejemplo:
| Características | Documento en papel | Documento electrónico |
| Integridad | Verificar si no hay alteraciones físicas. | Debe ser verificada mediante sistemas. |
| Autenticidad | Firmas, membrete, sello institucional. | En este caso firmas digitales y otros metadatos que permiten dar la autenticidad. |
| Accesibilidad | Se requiere tener acceso al espacio físico en donde se conserva. | Se puede consultar desde cualquier lugar, siempre y cuando se tenga acceso al hardware y software. |
Es decir, su diferencia radica en los métodos para garantizar cada característica al acceder a la información, en la conexión entre contenido y medio (el documento tradicional es inseparable de su soporte, mientras que el electrónico puede ser separado de su medio original y transferirlo a otro soporte.
¿Cuál es el papel del archivista en la gestión documental electrónica?
El archivista es el elemento esencial en la institución para que los documentos sean gestionados correctamente en su distribución, conservación e incluso eliminación. La actualización constante sobre la normativa de archivo es indispensable para aplicar las políticas y procedimientos en todas las etapas del documento.
Además, debe trabajar en conjunto con todos los funcionarios para que sepan manejar y verificar que se cumplan las características del documento y no se pierda la finalidad en la que fue creado.
