El modelo SGDEA agrupa Acceso y Seguridad como un proceso archivistico escencial, en el que la seguridad se caracteriza por implementar mecanismos para proteger el sistema y garantizar la integridad del documento,; por su parte el acceso define las condiciones y los perfiles de usuarios que pueden consultar la información. A esto se le sumala trazabilidad que registra todas las acciones y movimientos realidos para evidenciar y facilitar auditorias