Salta al contenido principal

Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Sonia Miranda González -
Número de respuestas: 1

Buen día profesor y participantes:

El concepto que me fue más complicado asociar fue el de "Captura", ya que incluye dos etapas que son muy importantes y que son las que determinan si un documento se considera o no como documento de archivo y define si puede ser integrado al sistema.

Con base en lo que se indica en la lectura, la captura es el primer requisito de la gestión documental y es en esta fase donde se identifica cuáles documentos sí y cuáles no se van a incorporar en el Sistema de gestión para documentos electrónicos de archivos (SGDEA) y donde se hace la verificación del cumplimiento de los requisitos documentales que se establecen en la fase de incorporación, de ahí la importancia de este requisito.

Muchas gracias.

En respuesta a Sonia Miranda González

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Mayela Miranda Solís -
Buenas tardes compañera.
Estoy de acuerdo con tu observación sobre la complejidad del concepto de "Captura" dentro del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). Como menciona, esta fase es crucial porque determina si un documento puede ser integrado al sistema como documento de archivo, respetando criterios de autenticidad, integridad y cumplimiento normativo.
Además, la captura incluye etapas que van más allá de un simple ingreso de documentos, como la incorporación y el registro formal, que consisten en verificar que el documento cumple con los requisitos legales y técnicos. Esto implica asignar un identificador único, clasificar el documento según el cuadro de clasificación institucional y asegurar la trazabilidad y disponibilidad del documento en el sistema.