En mi opinión efectivamente no se ha valorado adecuadamente la necesidad de contar con que los documentos se encuentren disponibles durante todo el período de conservación, primero no se hecho conciencia sobre la importancia de preservar los documentos porque hay aún mucha resistencia eso por un lado, por otro lado las empresas le dan más importancia la parte productiva ya generar ingresos y ganancias es su prioridad que priorizar la gestión documental, otro punto importante de mencionar es que contar con un sistema de gestión documental electrónica tendría un costo adicional para la empresa y no se debería ver como un costo sino como una inversión si tomamos en cuenta que los documentos son un activo importante para las instituciones. Ahora bien que pasa si esta conservación en soporte electrónico es inadecuada, cuáles sería las consecuencias?, muchas entre las cuales puedo nombrar por ejemplo pérdida de información muy importante para la empresa y la imposibilidad de poder accesarla en el momento que se requiera, sobre todo si la empresa está pasando por alguna auditoría o problema legal y no puedan ser utilizados para algún litigio o algo similar, otro problemática sería también que lolos documentos podrían perder su autenticidad, no se puedan accesar con facilidad en el momento oportuno si se quisiera tomar alguna decisión relevante para la empresa y peor aún perder algún documento histórico que represente la historia de la institución y que tenga un valor patrimonial. Sin duda es gran reto algunas empresas todavía no están preparadas porque el reto es muy grande y de mucha responsabilidad y algunos mandos altos todavía no tienen la seguridad de realizar este salto aunque sabemos que la era digital vino para quedarse.
En respuesta a Elizabeth Contreras Tenorio
Re: Sistema de preservación digital
Hola Elizabeth, concuerdo con su análisis. Ha expuesto con claridad varios de los factores que explican por qué muchas organizaciones aún no han valorado en su justa medida la importancia de garantizar la preservación digital a largo plazo. Es cierto que la resistencia al cambio y la percepción de que la gestión documental representa un gasto y no una inversión, son obstáculos muy arraigados en el ámbito empresarial.
Me parece muy acertado su punto sobre considerar los documentos como activos estratégicos. En efecto, más allá de su función operativa, los documentos electrónicos son fuentes de evidencia, memoria institucional y respaldo jurídico, por lo que su adecuada preservación debería formar parte de la política de sostenibilidad y gestión del conocimiento de cualquier organización moderna.
Respecto a las consecuencias de una conservación inadecuada, comparto sus preocupaciones: la pérdida de información crítica, la afectación en procesos de auditoría o litigio, y la pérdida de autenticidad y trazabilidad documental son riesgos reales que pueden tener repercusiones legales, financieras entre otras.
Me parece muy acertado su punto sobre considerar los documentos como activos estratégicos. En efecto, más allá de su función operativa, los documentos electrónicos son fuentes de evidencia, memoria institucional y respaldo jurídico, por lo que su adecuada preservación debería formar parte de la política de sostenibilidad y gestión del conocimiento de cualquier organización moderna.
Respecto a las consecuencias de una conservación inadecuada, comparto sus preocupaciones: la pérdida de información crítica, la afectación en procesos de auditoría o litigio, y la pérdida de autenticidad y trazabilidad documental son riesgos reales que pueden tener repercusiones legales, financieras entre otras.
En respuesta a Elizabeth Contreras Tenorio
Re: Sistema de preservación digital
Hola compañera buenos días.
Elizabeth Contreras Tenorio: Tu comentario es muy acertado, especialmente al señalar que la falta de preservación se debe a la resistencia cultural y a la percepción errónea de la GDE como un "costo" adicional en lugar de una inversión. El Desafío de Priorizar Ingresos vs. Preservación (Visión Estratégica)
Es cierto que las empresas priorizan lo productivo, pero debemos destacar que los documentos son un activo estratégico. Si no se pueden utilizar documentos antiguos para una auditoría o un litigio (como bien mencionas), la consecuencia financiera (multas, pérdidas de demandas) es mucho mayor que el costo de implementar un sistema de preservación.
La inadecuada preservación no solo causa la pérdida de la información, sino la pérdida de la prueba. La inversión en un Sistema de Preservación Digital se justifica porque garantiza la seguridad jurídica y la continuidad del negocio. Muy bueno saludos.
Elizabeth Contreras Tenorio: Tu comentario es muy acertado, especialmente al señalar que la falta de preservación se debe a la resistencia cultural y a la percepción errónea de la GDE como un "costo" adicional en lugar de una inversión. El Desafío de Priorizar Ingresos vs. Preservación (Visión Estratégica)
Es cierto que las empresas priorizan lo productivo, pero debemos destacar que los documentos son un activo estratégico. Si no se pueden utilizar documentos antiguos para una auditoría o un litigio (como bien mencionas), la consecuencia financiera (multas, pérdidas de demandas) es mucho mayor que el costo de implementar un sistema de preservación.
La inadecuada preservación no solo causa la pérdida de la información, sino la pérdida de la prueba. La inversión en un Sistema de Preservación Digital se justifica porque garantiza la seguridad jurídica y la continuidad del negocio. Muy bueno saludos.
En respuesta a Elizabeth Contreras Tenorio
Re: Sistema de preservación digital
¡Buenas respuestas Elizabeth! Es importante señalar que la gestión documental en soporte electrónico requiere obligatoriamente la implementación de software especializado y como señalas, el hecho de que se descuide la preservación a largo plazo de esos documentos genera riesgos que pueden afectar negativamente la eficiencia y la eficacia en la toma de decisiones, la protección de los derechos de los ciudadanos y la memoria histórica de la organización y del país.
