Se debe de conservar los documentos de las instituciones para protegerlos los documentos   para garantizar la confidencialidad, integridad y accesibilidad. Las instituciones se deben modernizar para establecer dispositivos que sirven para registrar, almacenar, aseguren la preservación para cumplir con obligaciones legales, conservan un patrimonio y fiscales También es útil para argumentar la necesidad de inversión en infraestructura, recursos humanos y tecnológicos para el archivo digital. Dichos procesos fomentan la transparencia y servir como base de referencia para las futuras generaciones en el proceso de físico a digital.