Si, es indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos para centralizar, organizar y asegurar la información.
Con esto se mejora la eficiencia y la colaboración porque permite un acceso rápido y seguro y además facilita el cumplimiento de normativas legales, mejora además la seguridad de los datos y evita la duplicidad de esfuerzos.
Se obtienen muchos beneficios con este tipo de repositorios:
- se logra que los documentos importantes estén en un solo lugar y además se logra un acceso rápido y fácil a la información.
- es más eficiente y productivo pues no se pierde el tiempo en búsquedas inútiles
- la colaboración entre departamentos de ve fortalecida pues la información es la misma para todos
- la seguridad por ende se ve mejorada, y en lo que se refiere a la información confidencial se crean políticas de protección adecuadas
- también, de esta forma se logran cumplir requisitos legales de almacenamiento, conservación y privacidad de los datos
- una vez logrado este repositorio, la institución se garantiza la disponibilidad de los documentos en el tiempo, asegurando su autenticidad e integridad
Dado lo anterior, para lograr la implementación de un sistema de preservación digital, de deben crear políticas institucionales al respecto, claras y de fácil entendimiento; contar la infraestructura necesaria para realizar la correcta preservación y por supuesto contar con los metadatos necesario.
