• ¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Porqué?Hoy día, las organizaciones adicional a su propia precisión que tiene por el negocio que desarrollan, sea temas financieros, venta de servicios, venta de vehículos, la supervisión y regulación de alguna materia, la gestión de un gobierno local, o cualquier otra operación, tiene una necesidad imperante, que es la gestión de su información, y esto no es síntoma actual, es la necesidad perpetua del ser humano de registrar la actividad, actuación y regular la sociedad atravez de las actividades y gestión como comunidad; es aquí donde debemos sumar el momento actual, esto porque ante fue la necesidad de organizar y conservar los documentos físicos en papel, hoy la realidad es un mundo digital donde no media solo la necesidad de organizar, conservar los documentos, sino impera también la oportunidad e inmediatez de estos, es así, como hoy las organizaciones deben trabajar en la organización, conservación y disposición permanente y oportuna de la información, por lo que se hace necesario que las organizaciones realicen los mayores esfuerzos para solventar de manera adecuada, ágil, oportuna y segura la administración de sus documentos electrónicos, no solo para la gestión propia de las resolución cotidiana de las cosas, sino es necesario la preservación de los documentos bajos criterios propios de los documentos, como es la garantía de la autenticidad, disposición, fiabilidad, seguridad y oportunidad que permita esto como una ventaja competitiva en la gestión y decisión de la organización, pero que tampoco se vulnere las calidades y valores propios de los documentos como son los valores legales, administrativos y científico cultural
• ¿Cuáles consideran que son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?

A un criterio muy personal y por la experiencia vivida, es importante tres requisitos fundamentales que las instituciones deberá considerar previo a iniciar un proceso de diseño, aprobación e implementación de un sistema de gestión y preservación de documentos electrónicos, y los enumero igual bajo criterio propio y bajo orden de priorización:

Estado de la gestión documental en la organización: Creo que este es el elemento mas determinante, debemos de previo a cualquier iniciativa, conocer realmente la gestión documental que esta funcionando en la organización, no sea que la misma no esta siendo funcional y vamos a trasladar a lo electrónico una gestión deficiente e incapaz de solventar la correcta necesidad de la información  en la organización, y es que si no planeamos una gestión adecuada, sea papel o electrónica, seria mejor establecer una revisión y corrección sobre la misma, siendo que la tecnología me facilitar la gestión pero no me la soluciona.

Planificación y Priorización institucional: Con la Planificación debemos considerar cual es la prioridad o necesidad que debemos diseñar e implementar, bajo una gestión electrónica de los documentos, y es que aquí es donde se amarra el punto anterior y este, bajo una solución potable, y es que claro ambos elementos, el diseño de un sistema de gestión documental y en paralelo, la preservación documental electrónica, debe plasmarse a partir del establecimiento de los procesos propios de la organización, los flujos de estos, los insumos y respuestas que nos permitan de manera integral diagnosticar la operación de la organización, planificar los procesos de la misma, priorizar los procesos que dan función a la operación de la organización y luego plasmar sistemáticamente la gestión documental electrónica de la organización.

Priorización en la operación vrs la gestión electrónica de los documentos de la organización: Este proceso seria el mas amplio, porque este podría ser el insumo o inicio o la culminación de un sistema de gestión documentos electrónicos y de preservación documental en la organización, pero bueno, este proceso lo que pretende es determinar cual es la naturaleza de la organización, cuales son sus prioridades y cuales serian los procesos de la organización que iniciaríamos con la sistematización de la gestión y preservación documental, siendo que lo recomendado, es iniciar con procesos y unidades administrativas, que nos permitan conocer la experiencia y éxito de lo que hemos diseñado, e implementado, y que luego sea escalable a otros procesos y unidades, hasta a un corto o mediano plazo lograr la integridad de la organización, y que nos permitan en camino ir retroalimentando las mejores practicas y enseñanzas sobre lo mismo,

Finalmente, con esto claro podríamos ahora si tener mayor criterio para poder diseñar, e implementar una sistematización de la gestión y preservación documental en la organización, lo cual es una historia aparte y no menor, pero si no tenemos claro lo anterior, es muy riesgosos someternos a iniciativas que podrían fallar por la falta de análisis respectivo.