-Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Por qué?

Sí, es indispensable que toda institución  que genere documentos con valor jurídico, histórico o administrativo cuente con un repositorio el cual es prácticamente indispensable por varias razones:

1. Accesibilidad y eficiencia

2. Seguridad y control

3. Preservación a largo plazo

4. Cumplimiento normativo, transparencia y rendición de cuentas

5. Ahorro de espacio físico, costos de gestión y sostenibilidad ambiental

-Tres requisitos fundamentales para asegurar una adecuada gestión y preservación de documentos electrónicos

Para que el repositorio y la gestión de documentos electrónicos funcionen bien y perduren, considero que debe cumplir al menos estos tres requisitos:

1. Políticas, normas técnicas y responsabilidad institucional clara: Contar con políticas institucionales de gestión de documentos electrónicos, responsables definidos (quién genera, quién custodia, quién autoriza eliminación o migración)
2. Infraestructura tecnológica adecuada y repositorio digital de confianza: Según la norma NTN-004, los documentos digitalizados de valor científico cultural deben almacenarse en repositorios digitales basados en estándares como OAIS.
3. Metadatos, integridad, autenticidad, y preservación a largo plazo: a norma técnica y los lineamientos archivísticos costarricenses demandan que los documentos digitalizados mantengan metadatos descriptivos, de preservación; además se debe asegurar que los metadatos no puedan ser alterados una vez cerrados los expedientes o archivados