Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Por qué?

Sí, considero indispensable que toda institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos, es una herramienta esencial para la gestión, preservación y acceso seguro a la información digital que se produce o recibe en el ejercicio de sus funciones.  En la actualidad, la mayor parte de la documentación institucional se genera en formato digital. Por ello, disponer de un repositorio permite organizar, conservar y recuperar los documentos de manera eficiente, garantizando su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad durante todo su ciclo de vida. Esto facilita el cumplimiento de las obligaciones legales y administrativas, la transparencia institucional y la rendición de cuentas.  Un repositorio electrónico bien estructurado minimiza el riesgo de pérdida o alteración de información, protege el patrimonio documental de la institución y facilita la interoperabilidad entre los diferentes sistemas informáticos. En consecuencia, no solo mejora la gestión interna, sino que también fortalece la memoria institucional y la confianza pública en la organización.  El repositorio de documentos electrónicos no solo es una herramienta técnica, sino una necesidad estratégica y archivística, que permite garantizar la continuidad administrativa, la transparencia institucional y la preservación del patrimonio documental digital de las organizaciones, apoyado de un equipo multidisciplinario que involucre a toda la organización. 

¿Cuáles consideran que son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?

Para garantizar una gestión y preservación efectiva de los documentos electrónicos, toda institución debe cumplir al menos con tres requisitos fundamentales:

       1. Políticas y normativa archivística actualizada: 

Es indispensable contar con un marco normativo interno que defina los procedimientos de creación, clasificación, conservación y disposición final de los documentos electrónicos. Estas políticas deben estar alineadas con las normas internacionales de gestión documental (como la ISO 15489, la ISO 30301 o el modelo OAIS), asegurando que los documentos mantengan su valor probatorio y administrativo a lo largo del tiempo.

2. Infraestructura tecnológica segura y sostenible:

La institución debe disponer de un Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDEA) y un repositorio digital confiable, que incorpore mecanismos de seguridad, respaldo, control de versiones y uso de metadatos. Esta infraestructura tecnológica debe permitir el acceso controlado, la trazabilidad de las acciones sobre los documentos y la conservación a largo plazo mediante formatos digitales estandarizados.

3. Formación y compromiso del personal:

La correcta gestión documental electrónica depende también de las personas. Por ello, es esencial que el personal institucional reciba capacitación continua en gestión documental y preservación digital, para garantizar el cumplimiento de las normas y la correcta aplicación de las herramientas tecnológicas. Promover una cultura archivística digital fortalece la responsabilidad institucional frente a la conservación y acceso a la información pública.

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