Contar con un repositorio digital en las instituciones puede llegar a ser una necesidad en la era actual, al igual que una herramienta clave para mejorar eficiencia, seguridad y la transparencia de los documentos. Un sistema digital permite reunir la información, facilitar su acceso,  reducir el riesgo de perdida y mala manipulación. Pero además ayuda a mejorar su organización, permitiendo ubicarlos y recuperarlos de forma rápida y ordenada. 

Este tipo de herramienta contribuye a la modernización y el buen funcionamiento de la institución al mantener un mejor control de la información.

Los tres requisitos fundamentales que toda Institución debe cumplir:

• Legitimidad: Que cada documento garantice su autenticidad y evite que su información sea manipulada. 
• Accesibilidad: Puedan ser consultados a lo largo del tiempo de almacenamiento.
• Conservación: Cada institución deberá velar por la preservación y mecanismos de recuperación ante cualquier situación que amenace la perdida del mismo, por ejemplo algún desastre natural.

Un documento que cuente con todos los requisitos para la seguridad de su información no solo se convierte en un documento confiable, sino además le da la tranquilidad a las organizaciones de que la información contenida en el mismo demostrara evidencia de su creación.