Considero indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos, ya que este permite centralizar, proteger y garantizar el acceso controlado a la información institucional. Un repositorio facilita la conservación a largo plazo de los documentos, evita la pérdida o duplicación de archivos y contribuye a la transparencia y eficiencia administrativa, al permitir una gestión más ágil y trazable de los registros.
En cuanto a los tres requisitos fundamentales que toda institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos, destacaría los siguientes:
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Políticas claras de gestión documental: Establecer normas, procedimientos y responsabilidades sobre la creación, clasificación, conservación y eliminación de documentos electrónicos.
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Seguridad y respaldo de la información: Implementar medidas técnicas y organizativas que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad y disponibilidad de los documentos, incluyendo copias de seguridad y controles de acceso.
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Uso de formatos y sistemas interoperables: Adoptar herramientas tecnológicas y estándares que aseguren la accesibilidad y legibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, incluso ante cambios tecnológicos.
En conjunto, estos elementos fortalecen la memoria institucional y garantizan la continuidad operativa y legal de la organización
