Los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir  para asegurar una adecuada gestión y preservación de los documentos son:

Gestión de metadatos sumamente importante porque es cuando se recopila, almacena, gestiona y mantiene todos los documentos de gestión de la empresa, debido esto se le proporcionará contexto y significado a cada uno de los documentos generados por la institución.  Otro requisito fundamental es políticas y procedimientos, estos debe ser bien claros por cada uno de los colaboradores de la empresa ya que es fundamental porque tiene que estar bien claro todos los roles como: responsabilidad, quién creó el documento por ejemplo y su almacenamiento y algo muy importante la eliminación del documento también.  Otro aspecto es que la empresa debe de contar con infraestructura  tecnológica y esta debe de ser segura y confiable de esta manera los documentos estar resguardados y almacenados en un sistema que sea confiable y seguro y su integridad sea la óptima.