Sin duda es importante que la empresa cuente con un repositorio para los documentos electrónicos ya que garantizará que se puedan accesar los documentos de manera eficiente, esto hará que la información este organizada de la mejor manera y al acceso de la misma sea óptimo, son muchos de los beneficios entre ellos: la empresa trabajará con mejor eficiencia, reducirá costos ya que los documentos se preservarán sin que estos en el futuro se dañen por falta de seguridad o de condiciones óptimas, todos los departamentos de la empresa podrán tener una mejor comunicación y por lo tanto la eficiencia será mucho mejor. Sin duda contar un repositorio es esencial para toda empresa ya que toda gestión documental sera resguardada de la mejor manera.
Considera indispensable que la institución cuente con una repositorio de documentos electrónico. Y por que?
Número de respuestas: 2
En respuesta a Elizabeth Contreras Tenorio
Re: Considera indispensable que la institución cuente con una repositorio de documentos electrónico. Y por que?
Buenos días compañera Elizabeth Contreras Tenorio
Estoy totalmente de acuerdo en que un repositorio de documentos electrónicos es esencial. Has resaltado muy bien los beneficios operativos clave, como la eficiencia, la optimización del acceso y la reducción de costos.
Más que Eficiencia, Seguridad Jurídica: Mencionas que el acceso será óptimo y que reducirá costos por daños. Esto se debe a que el repositorio no es solo un disco duro grande, sino un Repositorio Digital de Preservación (RDP). Este sistema garantiza la autenticidad del documento a través del tiempo, que es la máxima prioridad archivística. Sin esa garantía, el documento, aunque sea accesible, pierde su valor probatorio en un litigio o auditoría, lo que genera un costo legal mucho mayor que el costo de inversión inicial.
Organización vs. Preservación Activa: Tu punto sobre la organización es vital. Un repositorio obliga a la institución a aplicar un plan de clasificación y a incorporar los metadatos necesarios (fecha, autor, proceso). Esta organización, además de mejorar la comunicación, es la base para la preservación activa, permitiendo que el sistema pueda ejecutar migraciones de formatos planificadas para evitar la obsolescencia tecnológica.
En resumen, el repositorio es el instrumento estructural que transforma el archivo digital de un simple lugar de almacenamiento a un centro de evidencia legal e histórica de la institución muy bueno su estudio compañera que tenga un lindo día bendiciones.
Estoy totalmente de acuerdo en que un repositorio de documentos electrónicos es esencial. Has resaltado muy bien los beneficios operativos clave, como la eficiencia, la optimización del acceso y la reducción de costos.
Más que Eficiencia, Seguridad Jurídica: Mencionas que el acceso será óptimo y que reducirá costos por daños. Esto se debe a que el repositorio no es solo un disco duro grande, sino un Repositorio Digital de Preservación (RDP). Este sistema garantiza la autenticidad del documento a través del tiempo, que es la máxima prioridad archivística. Sin esa garantía, el documento, aunque sea accesible, pierde su valor probatorio en un litigio o auditoría, lo que genera un costo legal mucho mayor que el costo de inversión inicial.
Organización vs. Preservación Activa: Tu punto sobre la organización es vital. Un repositorio obliga a la institución a aplicar un plan de clasificación y a incorporar los metadatos necesarios (fecha, autor, proceso). Esta organización, además de mejorar la comunicación, es la base para la preservación activa, permitiendo que el sistema pueda ejecutar migraciones de formatos planificadas para evitar la obsolescencia tecnológica.
En resumen, el repositorio es el instrumento estructural que transforma el archivo digital de un simple lugar de almacenamiento a un centro de evidencia legal e histórica de la institución muy bueno su estudio compañera que tenga un lindo día bendiciones.
En respuesta a Elizabeth Contreras Tenorio
Re: Considera indispensable que la institución cuente con una repositorio de documentos electrónico. Y por que?
Buenas noches compañera
Respecto a su comentario compañera, si bien acierta al destacar lo importante que es tener un repositorio para documentos electrónicos, mencionando beneficios como encontrar la información rápido, tenerla bien organizada y proteger los trámites de la empresa. También resalta mejoras en la eficiencia, el ahorro de costos por evitar pérdidas y la mejor comunicación entre áreas, todo gracias a tener los documentos en un solo lugar.
Sin embargo, que aparte del enfoque en la parte práctica (como el acceso o el ahorro), sino también en las responsabilidades legales y en cómo el repositorio ayuda a manejar los riesgos de la documentación digital y la preservación digital eficiente y práctica.
Muchas gracias.
Respecto a su comentario compañera, si bien acierta al destacar lo importante que es tener un repositorio para documentos electrónicos, mencionando beneficios como encontrar la información rápido, tenerla bien organizada y proteger los trámites de la empresa. También resalta mejoras en la eficiencia, el ahorro de costos por evitar pérdidas y la mejor comunicación entre áreas, todo gracias a tener los documentos en un solo lugar.
Sin embargo, que aparte del enfoque en la parte práctica (como el acceso o el ahorro), sino también en las responsabilidades legales y en cómo el repositorio ayuda a manejar los riesgos de la documentación digital y la preservación digital eficiente y práctica.
Muchas gracias.
