Buenos días 

¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Porqué?

Sí, es indispensable que una institución tenga un repositorio de documentos electrónicos, ya que es la herramienta clave para gestionar, preservar, garantizar acceso, seguridad y continuidad de la documentación digital institucional. 

En la conferencia se presenta el proyecto del Archivo Nacional para desarrollar el “Archivo Digital Nacional (ADN)”, lo cual implica un repositorio digital que integra la gestión, acceso y preservación de documentos electrónicos. Se señala que la gestión de documentos electrónicos no consiste únicamente en “guardar archivos”, sino en asegurar que los documentos sean fiables, auténticos, íntegros, accesibles en el tiempo, entonces, un repositorio es el instrumento práctico para hacer funcionar esas garantías. El vídeo enfatiza que sin un repositorio estructurado, los documentos electrónicos corren el riesgo de dispersión, pérdida, deterioro tecnológico o inaccesibilidad futura, lo que afectaría la transparencia, rendición de cuentas y continuidad institucional.

Un repositorio permite además centralizar políticas de metadatos, acceso, seguridad, preservación digital, entre otros. Por lo tanto, para una institución que aspire a una gestión documental sólida, el contar con ese repositorio no es opcional, sino un componente estructural.

¿Cuáles consideran que son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?

Basándome en lo presentado en el vídeo, sugiero los tres siguientes requisitos:

Requisito 1: Establecer políticas y marcos institucionales para la gestión documental electrónica.

La charla indica que la gestión documental electrónica requiere un marco normativo: por ejemplo, en Costa Rica se mencionan la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos Nº 8454, la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, etc. Debe haber definiciones claras sobre responsabilidad (quién genera, quién custodia), qué documentos electrónicos se conservan, plazos, condiciones de acceso, disposiciones de preservación, sin este marco, los procedimientos se vuelven inconsistentes, lo cual afecta la fiabilidad e integridad de los documentos.

Requisito 2: Implementar un sistema de gestión y repositorio con metadatos, trazabilidad y control de integridad/autenticidad.

En el video se listan contenidos como “captura”, “clasificación”, “descripción”, “acceso y seguridad”, “trazabilidad”, “evaluación” y “conservación”, así, el repositorio no solo almacena los documentos, sino que debe contar con metadatos que identifiquen autor, fecha, versión, cambios, accesos, permisos; debe asegurar que los documentos sean auténticos y que su integridad esté garantizada. Trazabilidad significa que se registre quién hizo qué, cuándo, y bajo qué contexto, lo cual es indispensable para la auditoría, la transparencia y para preservar valor probatorio de los documentos. Este requisito permite que los documentos electrónicos tengan valor a futuro, así no son solo "archivos guardados"

Requisito 3: Garantizar infraestructura tecnológica adecuada y estrategia de preservación digital a largo plazo.

En el vídeo se aborda la necesidad de un sistema de preservación digital de documentos electrónicos, esto implica que la institución debe contar con tecnología que soporte: almacenamiento seguro, backups, recuperación ante desastres, migración de formatos, monitoreo de obsolescencia, formatos estables, autenticación de acceso, políticas de seguridad. También implica que la institución planifique para el largo plazo, no solo para el presente: ¿cómo se mantendrá el acceso cuando los formatos cambien?, cuándo cambie la tecnología, ¿cómo se conservarán los metadatos?, etc, este requisito es clave para que los documentos electrónicos no “se pierdan” en el tiempo o se vuelvan inaccesibles por falta de mantenimiento tecnológico.