Buenas tardes:
¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Porqué?
Con base en lo aprendido en este curso, pienso que es sí es indispensable que toda institución tenga en funcionamiento un repositorio de documentos electrónicos que permita conservar y custodiar la información producida y recibida en la institución y que le aplique a esa información toda la normativa nacional e internacional existente para el tratamiento archivístico que garantice que la información va a conservar su autenticidad y veracidad durante su ciclo de vida y que esa información se utilizada para la toma de decisiones y para la generación de conocimiento.
En el Tribunal Supremo de Elecciones el Archivo Central es el encargado de realizar la gestión documental y de confeccionar las siglas que utiliza cada unidad administrativa en su producción documental, tanto la que envía como la que recibe y de capacitar a una persona funcionaria para que ingrese a las plantillas la información, pero no tenemos una archivo digital que sea accesible desde el sitio web, según conversé con una de las archivistas que trabajan en la institución, se han hecho muchos cambios, pero todavía existe un proyecto para crearlo.
Pienso que sería de mucha utilidad, sobre todo tomando en cuenta que el TSE organiza los procesos electorales, lleva el control de los hechos civiles y tiene a cargo la justicia electoral. Todas estas y otras funciones que se llevan a cabo son de relevancia para el país y es necesaria para la toma de decisiones y para generar conocimiento, por eso, contar con su repositorio de documentos electrónicos es primordial.
A nivel del Centro de Documentación, tenemos el Repositorio de Información en Democracia y Elecciones (RIDE), https://ride.tse.go.cr/xmlui pero es muy diferente al Repositorio de documentos electrónicos que se lleva a nivel archivístico.
¿Cuáles consideran que son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?
Antes de enumerar los tres requisitos, me gustaría indicar, desde una óptica personal y desde mi profesión como bibliotecóloga, que en muchas instituciones no se le da a la información la importancia que merece y que, en muchas instituciones a los archivos y bibliotecas no les brindan el apoyo necesario para desarrollar proyectos que facilitan la conservación, custodia, integridad y acceso a la información, independientemente del soporte en que se tenga, por eso creo que un requisito vital es generar una necesidad para que los jerarcas comprenda el valor de la información y la importancia de tenerla “a mano” en el momento que se necesite.
Ahora bien, a partir de lo visto en el curso y lo manifestado en el video, los requisitos fundamentales son:
1- Contar con un Archivo Central que sea el responsable de llevar a cabo la gestión y preservación de documentos electrónicos y de capacitar a las personas funcionarias de la institución.
2- Tener una directriz, manual o política para la conservación y eliminación de documentos y que defina la tabla de plazos.
3- Aplicar la normativa nacional e internacional para el tratamiento archivístico de los documentos electrónicos que les permita garantizar su integridad y autenticidad, y para que se generen los metadatos que permitan el acceso a esos documentos de manera eficiente y eficaz.
4- Contar con la infraestructura tecnológica y presupuestaria que permita llevar a cabo la gestión de documentos electrónicos.
Muchas gracias.
