Buenas tardes profesor y compañeros
En referencia a la implementación de un sistema de preservación digital, puedo decir lo siguiente:
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¿Consideras indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Por qué?
A partir de la Directriz N° 019- MICITT, en donde se instó a los jerarcas del Sector Público a desplazarse gradualmente hacia el uso y la conservación de los documentos electrónicos firmados digitalmente y que estableció como meta alcanzar al menos un 75% de todos los documentos gestionados y conservados en formato electrónico antes del 1ero de diciembre de 2020, resulta esencial que las instituciones dispongan de un espacio digital para custodiar su acervo documental.
Centralizar estos documentos facilita la organización y el acceso de la información . Además, es fundamental para brindar seguridad y servir como un respaldo eficaz ante cualquier eventualidad. Finalmente, permite trabajar de manera más práctica y colaborativa, promoviendo la eficiencia operativa.
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¿Cuáles consideran que son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?
En lo personal, creo que hay varios puntos importantes, pero creo que los tres más esenciales son los siguientes:
Primero, los roles y permisos son clave en una institución ya que garantizan una buena gestión. No todas las personas deben tener acceso a todo. Se debe definir quién puede crear, editar o eliminar documentos, ya que de esta manera se evita que haya errores o inconvenientes. Además, esto ayuda a mantener la información más segura y controlada.
Luego, está la firma digital y el sello electrónico, que sirven para comprobar que los documentos sean verdaderos y que no hayan sido modificados. Es como una garantía de que el archivo sea oficial y confiable. En general, son esenciales para mantener su valor legal y confiabilidad con el paso del tiempo.
Y por último, el cuadro de clasificación identifica qué tipo de documentos existen, dónde se guardan y cómo se relacionan entre sí, lo cual facilita el orden, la localización de la información y previene la pérdida de datos importantes. Por su parte, las tablas de plazo definen el periodo de conservación de un documento antes de su eliminación o transferencia al Archivo Central o Archivo Nacional. De esta manera, se protege información valiosa y se logra liberar espacio de almacenamiento al gestionar documentos innecesarios, asegurando un sistema de conservación organizado y eficiente.
Saludos!
