En este video no aplican correctamente la gestión documental, porque no se encuentran los documentos por falta de un sistema de archivo definido  no existe una estructura clara (alfabética, numérica, por temas, cronológica, etc) lo que hace que cada empleado archived a su manera. Desorden no se revisan ni actualizan los archivos, documentos antiguos, duplicados o sin clasificar.

Falta de capacitación del personal, espacios inadecuados o poco accesibles.

El sistema alfabético es ideal para expedientes personales, clientes y proveedores. El cronológico para archivos contables, facturas, correspondencia.  El sistema digital tiene la ventaja de la busqueda rápida por palabra clava, respaldo y seguridad, ahorro de espacio entre otros.