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Conceptos de la Gestión documental electrónica

Conceptos de la Gestión documental electrónica

de Bernal Cascante Herrera -
Número de respuestas: 5

Respuestas:

1. Diferencias entre documentos en soporte electrónico y papel:
Aunque las características de integridad, autenticidad y accesibilidad aplican a ambos soportes, en el caso de los documentos electrónicos requieren medidas adicionales para garantizarse. Por ejemplo, en papel la integridad se asegura con la conservación física, mientras que en lo electrónico depende de respaldos, sistemas de gestión y firmas digitales. La autenticidad en papel suele validarse con sellos y firmas manuscritas, mientras que en electrónico requiere certificados digitales y metadatos. En cuanto a la accesibilidad, un documento en papel depende de la organización física del archivo, mientras que en electrónico depende de sistemas que permitan su búsqueda y recuperación de manera rápida y segura.

2. Papel del archivista en la gestión documental electrónica:
El archivista cumple un rol esencial como garante de la correcta organización, preservación y acceso a la información. Su función no se limita a custodiar documentos, sino que implica diseñar y supervisar políticas de gestión documental, aplicar normas y estándares, asegurar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos y garantizar que la información esté disponible para los usuarios a corto y largo plazo. En este sentido, se convierte en un mediador clave entre la tecnología, la normativa y las necesidades de la institución. largo plazo. 

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Re: Conceptos de la Gestión documental electrónica

de Laura Delgado Picado -
Exactamente Bernal, el archivista al igual que con los documentos en papel es fundamental para garantizar que los documentos digitales tengan el mismo valor, seguridad y accesibilidad, asimismo garantiza la correcta disposición final de los documentos.
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Re: Conceptos de la Gestión documental electrónica

de Carolina Barboza Sánchez -
Buenas tardes estimado Bernal.
Si bien ya se ha comentado las diferencias entre los documentos físicos y electrónicos, considero importante destacar que independientemente del formato utilizado, es fundamental contar con un respaldo adecuado de la información.
La implementación de mecanismos como firmas o sellos tanto en los digitales como físicos no  garantiza por completo la protección o autenticidad del documento. Los espacios que permitan la inclusión posterior de información podría comprometer su validez y generar dudas, por esta razón, mas allá del tipo de documento, es esencial aplicar buenas practicas de resguardo, control de versiones y validación, para asegurarse su autenticidad y evitar manipulación no autorizada.
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Re: Conceptos de la Gestión documental electrónica

de Tatiana Yockchen Mora -
Las respuestas del compañero son r4ealmente acertadas y de fácil entendimiento. Concuerdo con él en las diferencias anotadas.
En lo referente al rol del archivista, en este proceso de transfortmación digital es sumamente importante y vital que sea como dice el compañero, mediador en el proceso, pues la normativa debe cambiar y ajustarse no solo al cambio, sino también a la instituci0onalidad y a todas las partes que la componen.
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Re: Conceptos de la Gestión documental electrónica

de Manuel Emilio Fallas Delgado -
Exacto Bernal el rol que debe cumplir el archivista es de facilitar, orientar a una solucion que permita diseñar e implementar una adecuada gestion documental electronica
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Re: Conceptos de la Gestión documental electrónica

de Adriana Cajina Rosales -
Muy acertado su comentario Bernal. Los documentos electrónicos tienen que cumplir un gran desafío para cumplir con la expectativa de manejo como solía hacerse con los físicos, un orden en todo aspecto, por tema, por organización, entre otros. Contar con la accesibilidad como lo era en físico. En resumen considero que viene hacer una competencia para dar el paso a la era digital.

Con relación al archivista su rol es esencial, ya que debe continuar vigilando que los documentos cumplan con su accesibilidad, cumpliendo normas corporativas y en resumen que esos documentos electrónicos sean auténticos e íntegros.