El archivista cada vez es menos intermediario entre los documentos y los usuarios, su papel debe centrarse en influir en el entorno de trabajo, fomentando la responsabilidad de todos y establecer un marco de políticas corporativas, el cual debe ser amplio y cubrir todo el ciclo de vida de los documentos y comprender a toda la organización. También debe ser aplicable a las actividades diarias, para lo que debe contemplar procedimientos escritos claros y realistas, que puedan ser llevados efectivamente a la práctica. Y debe ser aprobado a alto nivel, como única vía para su efectividad en toda la organización y garantía de su cumplimiento y que se encuentren: disponibles, accesibles, se puedan interpretar,  sean auténticos, se puedan conservar en el tiempo.