Diferencia entre los documentos electrónicos y los documentos en papel.
Actualmente existen diferencias importantes entre los documentos electrónicos y los documentos en formato físico(papel). Ambos tipos de documento, desde su creación hasta su conservación, deben cumplir con ciertos estándares de calidad que garanticen la integridad de su información, así como su disponibilidad en el momento oportuno para quien necesite consultarlo.
Cada formato posee características que pueden influir tanto positivamente como negativamente en su permanencia, autenticidad y veracidad.
Por un lado los documentos electrónicos ofrecen una mayor precisión y facilidad al momento de ser localizados, además de permitir una gestión mas eficiente en términos de resguardo y confidencialidad. No obstante en la era digital actual, existe el riesgo de manipulación indebida, si no se implementan medidas adecuadas de seguridad, como el uso de firmas digitales, cifrado o control de acceso. Algunos usuarios con conocimientos técnicos podrían alterar estos documentos si no están correctamente protegidos.
Por otro lado los documentos físicos, aunque suelen ser mas difíciles de acceder debido al tiempo que puede requerir su localización, tiene la ventaja de no poder ser modificados con la misma facilidad. La alteración de un documento en papel, como la falsificación de firmas o la adicción de información, requiere mas esfuerzo y generalmente deja rastros mas visibles, lo cual ofrece un cierto nivel de seguridad de seguridad frente a modificaciones no autorizadas.
En conclusión, tanto los documentos electrónicos como físicos presentan ventajas y desafíos. La elección entre uno u otro dependerá del contexto, los recursos disponibles y los niveles de seguridad y accesibilidad requeridos.
El papel del archivista en la gestión documental electrónica.
El archivista cumple un rol fundamental que vas mas allá del simple almacenamiento de información, esta persona debe poseer un alto grado de organización y responsabilidad ya que la mayoría de la veces esta a cargo de documentos que contienen información sensible, confidencial o de alto valor legal e histórico.
Así mismo aplicar normas técnicas, políticas de acceso, conservación y medidas de seguridad que protejan los archivos contra perdidas, alteraciones o accesos no autorizados.
Además de asegurarse que la información almacenada cumpla con su propósito institucional y permanezca accesible mientras conserve su valor administrativo, legal o histórico.
