Ante la consulta si, existen diferencias fundamentales entre los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel, aunque ambos cumplen el mismo objetivo de preservar la información. Las principales distinciones se encuentran en su naturaleza, características, y los desafíos que presentan para su gestión y conservación.
Los documentos en Soporte Papel (Físico): Los documentos en papel son tangibles, su contenido y soporte son inseparables. Su fiabilidad y autenticidad se basan en características físicas como la firma manuscrita, el tipo de papel y los sellos.
Autenticidad e Integridad: La firma autógrafa y los sellos proporcionan una prueba directa y visual de la autoría y la integridad del documento.
Conservación: Requieren espacio físico para el almacenamiento y están expuestos a riesgos como el deterioro por factores ambientales (humedad, luz, plagas), el fuego o la pérdida física. Su conservación a largo plazo puede ser costosa y complicada.
Acceso y Búsqueda: El acceso es limitado a una ubicación física. La búsqueda de información específica es manual, lenta y tediosa, a menos que exista un sistema de clasificación y catalogación muy bien establecido.
Movilidad: Son difíciles de duplicar y compartir rápidamente, y su transporte es complejo.
Documentos en Soporte Electrónico (Digital): Los documentos electrónicos son intangibles y su contenido está separado del soporte físico (disco duro, servidor, etc.). Su autenticidad y fiabilidad dependen de la tecnología y los metadatos. Autenticidad e Integridad: Su autenticidad no es visible a simple vista. Se garantiza a través de mecanismos como las firmas electrónicas, los certificados digitales y los metadatos que registran el origen, la fecha de creación y las modificaciones. La integridad se asegura con la gestión de su "huella digital", que detecta cualquier alteración.
Conservación: No necesitan espacio físico de archivo. Sin embargo, enfrentan el problema de la obsolescencia tecnológica (formatos de archivo y hardware desactualizados) y los riesgos cibernéticos (virus, ataques informáticos y corrupción de datos). La conservación a largo plazo requiere una migración constante de datos. Acceso y Búsqueda: El acceso puede ser instantáneo y remoto desde cualquier lugar con una conexión a internet. La búsqueda de información es rápida y precisa gracias a los motores de búsqueda y la indexación de texto.
Movilidad: Son fáciles de duplicar, compartir y enviar a múltiples usuarios simultáneamente. No obstante, esto también aumenta el riesgo de copias no autorizadas y de perder el control sobre las versiones.
En resumen, mientras que los documentos en papel se valoran por su tangibilidad y su prueba visual de autenticidad, los documentos electrónicos destacan por su accesibilidad, eficiencia y facilidad de gestión, aunque su fiabilidad y conservación dependen de complejos sistemas tecnológicos.
Y en relación a la segunda pregunta, el archivista en la gestión documental electrónica es crucial y ha evolucionado significativamente. Su rol ya no se limita a organizar documentos físicos, sino que se ha convertido en un gestor de la información digital, asegurando su fiabilidad, autenticidad y accesibilidad a largo plazo.
El archivista digital asume las siguientes responsabilidades clave:
1. Gestión del ciclo de vida de los documentos. El archivista participa en todas las etapas del ciclo de vida de un documento electrónico, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. Esto incluye:
Creación y captura: Colabora en la definición de formatos, metadatos y protocolos para asegurar que la información se cree y capture de manera correcta.
Organización y descripción: Desarrolla taxonomías y planes de clasificación para organizar la información de manera lógica y facilita su búsqueda.
Acceso y uso: Establece políticas de seguridad y acceso para controlar quién puede consultar o modificar los documentos, garantizando la confidencialidad y la integridad.
Conservación: Decide qué documentos deben conservarse y por cuánto tiempo.
2. Preservación digital a largo plazo. Esta es una de las funciones más importantes. La preservación digital no es simplemente almacenar archivos, sino garantizar que sigan siendo accesibles y legibles a pesar de la obsolescencia tecnológica. El archivista debe: Identificar y seleccionar los formatos de archivo más adecuados para la conservación.
Planificar y ejecutar migraciones de datos para transferir la información a formatos más modernos cuando sea necesario.
Desarrollar estrategias de emulación o encapsulamiento para que los documentos puedan visualizarse en el futuro con su formato original.
3. Garantizar la autenticidad e integridad. A diferencia del papel, donde la firma es visible, la autenticidad en los documentos electrónicos se basa en la tecnología. El archivista se encarga de: Implementar y verificar sistemas de firma electrónica y certificados digitales.
Controlar los metadatos para registrar todas las acciones (creación, modificación, acceso) que se realicen sobre un documento, creando una "cadena de custodia" digital. Proteger los documentos de cualquier alteración no autorizada.
4. Gestión de riesgos y seguridad. El archivista trabaja de cerca con los equipos de TI para proteger los documentos de riesgos cibernéticos, como ataques informáticos, virus o pérdida de datos. Su rol es asegurar que se apliquen las políticas adecuadas de copias de seguridad, redundancia y recuperación de desastres.
En resumen, el archivista ha pasado de ser un simple custodio de documentos a un experto en gestión de la información digital. Su función es estratégica y fundamental para asegurar que las organizaciones cumplan con las normativas, protejan su patrimonio documental y puedan tomar decisiones basadas en información fiable y accesible a lo largo del tiempo.
