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¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?

¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?

de Adriana Cajina Rosales -
Número de respuestas: 2

Claro, sus diferencias se basan en las siguientes características:

Registro y uso de símbolos: el contenido de un documento tradicional está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano; el documento electrónico está recogido en un medio y a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano.

Conexión entre contenido y medio: el contenido de un documento tradicional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge, el de un documento electrónico puede ser separado del medio original y transferido a otro u otros soportes.

Características de la estructura física y lógica: la estructura es una parte integral y aparente del documento tradicional y uno de los principales criterios para valorar su autenticidad; la del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende del hardware y software. La estructura lógica, por otra parte, lo identifica y representa los elementos de su estructura interna. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria.

Metadatos: se definen como datos sobre los datos y hacen que el documento pueda ser utilizado y comprendido. El documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional permiten establecer su contexto funcional y administrativo, esa función la cumplen los metadatos a través de: 1) Registro. 2) Términos y condiciones. 3) Estructura. 4) Contexto. 5) Contenido. 6) Historia del uso).

Identificación: que no puede hacerse por los medios tradicionales, sino a través de los metadatos.

Conservación: que no depende sólo de las condiciones de almacenamiento, sino de la rápida obsolescencia de los sistemas.

En respuesta a Adriana Cajina Rosales

Re: ¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?

de Ericka Piedra Torres -
Un placer Adriana, cómo bien mencionas eso son muchos de los requisitos que debemos saber identificar al momento de clasificar los documentos, personalmente me parece que es importante enfocarse en indagar más y comprenderlos en su totalidad, ya que esto ayudara a crear un archivo más organizado, integro y autentico.
En respuesta a Adriana Cajina Rosales

Re: ¿Existen diferencias entre las características de los documentos de archivo en soporte electrónico y en soporte papel?

de Mellany Otárola Saénz -
Respecto a la primera pregunta, es importante destacar que no existen diferencias sustanciales entre las características fundamentales de los documentos en soporte papel y electrónico. En ambos casos, deben cumplir con los principios de autenticidad, integridad y fiabilidad para garantizar su valor documental.