Hola compañeros

Durante el proceso de análisis e incorporación de conceptos archivísticos en un Sistema de Gestión Documental Electrónica y Archivística (SGDEA), los términos que presentaron mayor dificultad de interpretación fueron metadatos y trazabilidad. Para comprender mejor su significado y aplicación, se realizó un análisis de relación entre ambos conceptos.

Los metadatos son esenciales para registrar información sobre el contexto, contenido y estructura de los documentos. Actúan como una ficha técnica que permite identificar y describir cada documento dentro del sistema. Por ejemplo, en un expediente administrativo, los metadatos pueden incluir el número de expediente, nombre del titular, fecha de apertura, unidad responsable, estado del trámite, entre otros.

Por su parte, la trazabilidad utiliza estos metadatos para auditar y rastrear las acciones realizadas sobre los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye saber quién accedió al documento, cuándo se modificó, qué cambios se realizaron y en qué etapa del proceso se encuentra.

Al investigar cómo se reflejan ambos conceptos en un SGDEA, se evidenció que los metadatos no solo permiten organizar y recuperar la información, sino que también son la base para garantizar la trazabilidad documental. Esta relación es clave para asegurar la transparencia, la integridad y la autenticidad de los documentos en entornos digitales.

Les agradezco sus aportes para enriquecer mis conocimientos en esta temática