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Requisitos de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos

Requisitos de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos

de Elizabeth Contreras Tenorio -
Número de respuestas: 2

 En mi opinión el requisito de mayor dificultad es la TRAZABILIDAD ya que es un mecanismo de seguridad donde se permitirá conocer las acciones y movimientos realizados dentro del sistema o en la serie del expediente o unidad documental, saber quién las realizó y cuándo,  esto puede ser muy desafiante debido a la complejidad en la recopilación de datos, la integridad y la exactitud,  y sobre todo el cumplimiento de la normativa dentro de la empresa muchas veces hay resistencia. En resumen si la trazabilidad no es efectiva  puede traer consecuencias para la empresa  como la falta de confianza, si no se emplean medidas de seguridad y si no se realizan auditorías regulares dicha trazabilidad no cumpliría con su objetivo haciendo que éstas auditorías no fueran efectivas y así poder detectar quién es responsable de las acciones si en algún documento se realizara alguna alteración o si algún colaborador accese a información en la cual no debiera.  Todo esto es de suma importancia para evitar consecuencias que a largo plazo dañaría la imagen de la empresa.

En respuesta a Elizabeth Contreras Tenorio

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos

de Meyling Yolanda González Díaz -
Buenas tardes compañera
Comprendo que considere que la Trazabilidad, igual hice tres intentos y fallé dos veces ese concepto, luego entendí que si es un requisito de más dificultad,ya que es cierto que su función es conocer las acciones y movimientos de los documentos quién y cuándo las realizó, no obstante, mi opinión es que en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), la mayor preocupación es la CONSERVACIÓN de los documentos, por eso la creación de otro requisito importante como lo es la Seguridad que permite la conservación a largo plazo.

Gracias.
En respuesta a Elizabeth Contreras Tenorio

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos

de Katherin Chacón Martínez -
Buenas noches Elizabeth

Estoy de acuerdo con lo que indicas, la trazabilidad es un requisito muy importante.
Llevar un buen control de quién realiza cada acción o cambio en los documentos requiere de mucha responsabilidad y no todas las personas están acostumbradas a seguir este tipo de procesos y eso hace que sea más complicado.
Creo que la trazabilidad ayuda a mantener la seguridad y la transparencia de la información, ya que nos permite darnos cuenta qué pasó y en qué momento. Sin embargo, se debe hacer de manera adecuada para que no se presenten errores o incluso el acceso no autorizado. De ahí la importancia de capacitar al personal para que comprendan su importancia, evitando que la imagen y el buen funcionamiento de la empresa se vean afectados.

Saludos y linda noche