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Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Johanna Rocío Vega Jiménez -
Número de respuestas: 2

Buenas noches. 
Al realizar la relación de conceptos sobre los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), el concepto que me presentó mayor dificultad para asociar fue “evaluación”, ya que al principio lo asocié con la valoración del rendimiento institucional o de los procesos administrativos, sin percibir su relación con el ámbito archivístico.

Al analizarlo con mayor detenimiento, comprendí que, en el marco del SGDEA, la evaluación consiste en poner en práctica los plazos de conservación documental y en decidir cuáles documentos se trasladan, se suprimen o se mantienen. Me llamó la atención la relevancia de esa diferencia conceptual, pues implica comprender que la evaluación documental no se limita a juzgar el contenido, sino que se centra en valorar y determinar la vigencia de los documentos como evidencia administrativa, legal o histórica.

En respuesta a Johanna Rocío Vega Jiménez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Marcela Bonilla Hernández -
Hola buenos días Johanna Rocío Vega Jiménez.
Comparto totalmente tu experiencia con el concepto de Evaluación. Creo que es una dificultad común porque estamos habituados a asociar "evaluar" con rendimiento o calidad (como lo haría un gerente), y no con la vigencia legal de la evidencia, que es el enfoque archivístico.
La clave es entender que la Evaluación Archivística no juzga si el proceso administrativo fue bueno o malo, sino si el documento aún tiene valor probatorio, administrativo o informativo para justificar su permanencia o su eliminación.

Este cambio de enfoque subraya uno de los grandes retos del SGDEA: lograr que el sistema no solo almacene, sino que también aplique la Tabla de Plazos de Conservación (TPCD) de manera automática, transformando ese concepto abstracto de "valor" en una acción concreta de "transferencia o eliminación". Saludos muy buena.
En respuesta a Johanna Rocío Vega Jiménez

Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos

de Luis Carlo Rojas Mora -
Gracias por su aporte.

Es comprensible su asociación inicial del término “evaluación” con el rendimiento de procesos, una acepción común fuera del contexto archivístico. Su análisis posterior es preciso y se alinea con el modelo propuesto en la lectura. El documento define la Evaluación como "la aplicación de plazos de conservación documental ligados a las series documentales, con el fin de que los plazos permitan la selección para transferir o eliminar los documentos gestionados en el sistema". ¡Saludos!