Las instituciones deben definir políticas del sistema de gestión de documentos electrónicos como la captura, clasificación, descripción, acceso y seguridad, trazabilidad, evaluación y conservación, administración del sistema y metadatos.
Garantizar que los documentos no han alterados y la autencidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos para su valor legal, fiscal o histórico para ahorrar tiempo y recursos.
