La evaluación consideró que es el concepto que se me dificultó, ya que se refiere a los plazos de conservación documental ligados a las series documentales, pues este lleva una serie de etapas para la valoración, selección y eliminación documental. Esto conlleva que las instituciones elaboren las tablas de plazos según lo dispuesto por la CNSED y las sometan a análisis para establecer qué se conserva, qué se transfiere, qué se elimina y en qué momento. Estas acciones representan una coordinación en las áreas de trabajo de las instituciones, así como prever capacitación para que los funcionarios las apliquen correctamente y se debe disponer de los espacios físicos para conservar la documentación en condiciones idóneas.
Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Número de respuestas: 4
En respuesta a Marlen Zumbado Guevara
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Buenas tardes Marlene:
Al igual que usted considero que la "Evaluación" es una etapa muy importante, ya que es en la que se definen las tablas de plazos de conservación y valoración documental. También considero muy importante que esta evaluación no se realiza a la libre, sino que está regida por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de las instituciones que pertenecen al Sistema Nacional de Archivos y por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, que a su vez emiten los lineamientos para que las comisiones que se integren en cada institución pueden determinar la vigencia administrativa, legal, científica y cultural de los documentos que se custodian en sus archivos.
Muchas gracias.
Al igual que usted considero que la "Evaluación" es una etapa muy importante, ya que es en la que se definen las tablas de plazos de conservación y valoración documental. También considero muy importante que esta evaluación no se realiza a la libre, sino que está regida por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de las instituciones que pertenecen al Sistema Nacional de Archivos y por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, que a su vez emiten los lineamientos para que las comisiones que se integren en cada institución pueden determinar la vigencia administrativa, legal, científica y cultural de los documentos que se custodian en sus archivos.
Muchas gracias.
En respuesta a Sonia Miranda González
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Agregándole un poco al concepto que tienes de evaluación según mi criterio la evaluación no se limita únicamente al valor de los documentos si no que también abarca la gestión integral del riesgo y la eficacia del sistema también.
En respuesta a Zeneida Claxton Leslie
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Debo corregir su apreciación, la lectura expresamente define el concepto de evaluación como: ...la aplicación de plazos de conservación documental ligados a las series documentales, con el fin de que los plazos permitan la selección para transferir o eliminar los documentos gestionados en el sistema. Por lo que la gestión del riesgo y la eficacia carecen de atinencia en relación con lo expuesto por los autores para este concepto.
En respuesta a Marlen Zumbado Guevara
Re: Requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos
Gracias por su aporte.
Usted identifica correctamente la complejidad del concepto de Evaluación.
Como señala, la lectura lo define como el proceso de aplicar plazos de conservación documental, el cual incluye las etapas de valoración, selección y eliminación.
Su mención sobre el rol de las instituciones en la elaboración de tablas de plazos, de acuerdo con lo dispuesto por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), para determinar qué se conserva, transfiere o elimina, es una descripción precisa de lo expuesto en el documento.
Las consideraciones que añade sobre la coordinación y la capacitación son desafíos prácticos relevantes. El modelo SGDEA propuesto busca precisamente sistematizar la aplicación de estas decisiones y plazos en el entorno electrónico, lo que subraya la importancia de una correcta implementación a nivel institucional.
¡Saludos!
Usted identifica correctamente la complejidad del concepto de Evaluación.
Como señala, la lectura lo define como el proceso de aplicar plazos de conservación documental, el cual incluye las etapas de valoración, selección y eliminación.
Su mención sobre el rol de las instituciones en la elaboración de tablas de plazos, de acuerdo con lo dispuesto por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), para determinar qué se conserva, transfiere o elimina, es una descripción precisa de lo expuesto en el documento.
Las consideraciones que añade sobre la coordinación y la capacitación son desafíos prácticos relevantes. El modelo SGDEA propuesto busca precisamente sistematizar la aplicación de estas decisiones y plazos en el entorno electrónico, lo que subraya la importancia de una correcta implementación a nivel institucional.
¡Saludos!
