La historia de la gestión documental electrónica (GDE) ha estado impulsada principalmente por la eficiencia administrativa (Documento Management), enfocándose en la creación (digitalización, Wicklow) y la utilización (acceso rápido) de los documentos.
Este enfoque crea un "espejismo de eternidad" donde se asume que, por estar en una computadora, la información ya está segura y disponible a largo plazo. Sin embargo, esta visión ignora los principios de la Archivística, donde el valor de un documento reside en su permanencia como prueba a lo largo del tiempo.
El problema radica en que los sistemas operativos y el software tienen ciclos de vida muy cortos (entre 3 y 5 años), mientras que el valor legal o histórico de un documento puede ser de 20 años o permanente. Cuando la preservación no se planifica desde la fase de diseño del sistema, se genera una deuda tecnológica que pone en riesgo el patrimonio documental y la seguridad jurídica de la institución. Las consecuencias de una preservación inadecuada son graves y se manifiestan en tres ámbitos principales: Legal/Administrativo, Financiero/Operacional y Social/Histórico.
Pérdida de Valor Probatorio (Autenticidad e Integridad):
Si un documento no se preserva bajo una cadena de custodia controlada (sin checksums o firmas digitales), se pierde la capacidad de demostrar ante un tribunal que es auténtico y que no ha sido alterado. El documento deja de ser una prueba válida.
Riesgo: Pérdida de litigios judiciales, multas o sanciones por incumplimiento de normativas de transparencia o protección de datos. Y entre muchos más consecuencias.
