Buenas noches estimada compañera

Si su institución ya cuenta con una directriz de selección y eliminación de documentos y un Archivo Central que genera documentos. Sería más provechoso invertir primero en lograr la aplicación de esas reglas de eliminación dentro de los sistemas de gestión existentes, o mejorar la seguridad y conservación actual, antes de pensar en un Repositorio Digital de Preservación que tal vez solo beneficiaría a una pequeña parte del acervo documental.
Debería consultar no solo si existe un repositorio, sino si su institución ya tiene un Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos y a su vez TSE, cuenta con una plataforma de consulta de documentos digitalizados, los cuales pueden ser consultados, que lo podríamos visualizar como un Archivo Digital Nacional, el cual puede consultarse sus metadatos.

Muchas gracias

¡Hola Sonia! El sistema de valoración documental se encuentra normado en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento Ejecutivo, N° 40554-C del año 2017, este sistema contempla un órgano a nivel nacional denominado Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, que forma parte de la Dirección General del Archivo Nacional y tiene la responsabilidad de definir qué series documentales poseen valor científico cultural. A su vez, el supracitado marco jurídico crea las Comisiones Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos ( de estas debe existir una en cada una de las instituciones que conforman el sector público costarricense) y su función es definir la vigencia administrativa y legal de los documentos, es decir, el plazo que serán conservados en la institución, para esto elaboran un instrumento técnico archivístico denominado Tablas de Plazos de Conservación de Documentos.

Una vez se han elaborado estas tablas, se presentan ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y esta comisión es la que decide cuales series deberán conservarse como parte del patrimonio documental del país.

Por otra parte, es necesario aclarar el concepto de metadatos en su respuesta, ya que en realidad los metadatos son información adicional que se añade a los objetos digitales (como los documentos en soporte electrónico) y que describen dichos objetos, de manera que los sistemas de gestión, preservación o búsqueda sepan los datos necesarios que les permitirán gestionar, ubicar o preservar dichos documentos. En este sentido debes saber que existen múltiples tipos de metadatos, donde los metadatos orientados a la preservación son una categoría más y dicha categoría posee estructuras y estándares normalizados.
La labor de profesionales en Archivística en coordinación con los informáticos es definir cuales son los metadatos que se requieren para preservar adecuadamente los documentos, enfocándonos en el tema de esta semana.
Entonces, para determinar si existe o no un Archivo Digital en una organización es necesario analizar si existen en su institución las políticas, procedimientos, directrices, instrumentos técnicos archivísticos y las soluciones de software que se requieren para asegurar que los documentos mantendrán sus características fundamentales (lo que vimos en semana 1) durante todo su plazo de conservación y a su vez si existen mecanismos que me permitan tener certeza sobre la disponibilidad y seguridad de esos documentos.

 

Concuerdo con su persona donde cada documento preservado adecuadamente se convierte en un testimonio fiel de la verdad, accesible y verificable en el tiempo. Este compromiso con la autenticidad no solo protege el patrimonio documental, sino que también promueve la transparencia y la eficiencia en la gestión pública y privada.