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¿Considera indispensable que una institución cuente con un repositorio de documentos electrónicos? ¿Por qué?
Una institución considera indispensable contar con un repositorio de documentos electrónicos porque permite almacenar, organizar, preservar y facilitar el acceso a la información digital generada, garantizando su integridad y disponibilidad a largo plazo. Esto contribuye a la difusión del conocimiento, mejora la gestión documental y asegura el cumplimiento legal y normativo en la conservación de documentos electrónicos.
¿Cuáles son los 3 requisitos fundamentales que cualquier institución debe cumplir para asegurar una adecuada gestión y preservación de sus documentos electrónicos?
- Disponer de un sistema organizado y centralizado que permita almacenar, clasificar, buscar y recuperar documentos digitales de forma eficiente y segura, garantizando la integridad y autenticidad de los documentos.
- Implementar un plan o política de conservación digital que cubra el ciclo de vida completo de los documentos electrónicos, atendiendo aspectos técnicos, normativos y de uso, respaldado por la dirección institucional para asegurar su cumplimiento.
- Cumplir con normativas y estándares reconocidos para la gestión documental electrónica, que aseguren la validez legal, la preservación a largo plazo y la seguridad de los documentos. En Costa Rica, esto se enmarca en en la Ley Nº 8454 sobre Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, que regula estos aspectos en el país.
