Si es indispensable que toda institución cuente mas hoy en día con un repositorio de documentos electrónicos porque va de la mano con la seguridad, eficiencia y la seguridad de la documentación legal de la institución. También ahorran tiempo en buscar en esas bodegas que a veces son hasta insalubres para el personal lo digo por experiencia propia. mejora la calidad del trabajo y mejora la seguridad del documento ya que solo personal autorizado puede con una clave de acceso llegar a el.
Implementación de un sistema de preservación digital
Número de respuestas: 7
En respuesta a Zeneida Claxton Leslie
Re: Implementación de un sistema de preservación digital
de Diana Quirós Núñez -
Saludos,
La experiencia también es la misma, cuando no se tiene un repositorio se da mucha duplicidad, al final cuesta encontrar la documentación que andas buscando, principalmente cuando no eres el responsable del documento y solo lo necesitas de consulta, pasas tiempo valioso de forma innecesaria buscando un documento en la nube porque no se mantiene un sistema o un orden. En ocasiones al compartir el documento no cuenta con la seguridad de su origen porque personas externas de creación lo modifican por descuido perdiéndose su autenticidad porque es compartido, el sistema utilizado son sistema que se utiliza solo de historia de consulta no de modificación.
Es necesario darle la importancia y recomendar la implementación de un repositorio en las instituciones sería más sencillos las gestiones diarias.
La experiencia también es la misma, cuando no se tiene un repositorio se da mucha duplicidad, al final cuesta encontrar la documentación que andas buscando, principalmente cuando no eres el responsable del documento y solo lo necesitas de consulta, pasas tiempo valioso de forma innecesaria buscando un documento en la nube porque no se mantiene un sistema o un orden. En ocasiones al compartir el documento no cuenta con la seguridad de su origen porque personas externas de creación lo modifican por descuido perdiéndose su autenticidad porque es compartido, el sistema utilizado son sistema que se utiliza solo de historia de consulta no de modificación.
Es necesario darle la importancia y recomendar la implementación de un repositorio en las instituciones sería más sencillos las gestiones diarias.
En respuesta a Diana Quirós Núñez
Re: Implementación de un sistema de preservación digital
Excelente comentario, muy acertado, considero que si en la mayoría de las instituciones, no tienen un repositorio es por el miedo al cambio, por la cultura y el hábito de contar con el archivo en otro soporte, y después por no contar con dicho sistema las gestiones se complican aún más cuando no se encuentra por ningún lado el archivo que se requiere para ya, es por tal motivo que un sistema como este tipo permite una búsqueda más eficiente sin perder de vista la preservación a largo plazo y por ende no habrá modificación del mismo porque se preserva para futuras generaciones y se tendrá acceso al conocimiento de la institución, que por favor no tengamos ese miedo o susto que he mencionado al inicio de este comentario.
En respuesta a Diana Quirós Núñez
Re: Implementación de un sistema de preservación digital
Aso es Diana cada compañia debe de contar con un repositorio para evitar la perdida de los documentos compartidos que a la larga hasta falsos pueden ser porque no sabemos el origen de las mismas nada nos asegura que sean las verdaderas ya que ahora con esto de la ciberestafa ya no se puede confiar así que lo mejor es contar con un repositorio.
En respuesta a Zeneida Claxton Leslie
Re: Implementación de un sistema de preservación digital
de Yuxi Méndez Sanchez -
Buenas noches compañera, como mencionas la preservación digital ayuda a evitar los problemas que pueden surgir con documentos físicos, como el deterioro o la pérdida de información, especialmente en condiciones no óptimas. Además, el hecho que solo el personal autorizado pueda acceder a la información mediante claves de acceso garantiza la protección de datos sentibles y asegura que cumplan las normativas legales sobre gestión documental. También al digitalizar los archivos se optimiza el tiempo y se elimina la necesidad de búsquedas manuales que suelen ser ineficientes y como mencionas es poco saludable para el personal.
En respuesta a Yuxi Méndez Sanchez
Re: Implementación de un sistema de preservación digital
Excelente compañera tienes toda la razón en cuanto que a los documentos físicos con el tiempo se deterioran cumplen un tiempo y se tienen que destruir, que es lo excelente con la preservación digital que tiene claves de acceso que no cualquiera puede tener ahora que si las claves son conseguidas de forma ilegal puede ser muy contraproducente para la organización.
En respuesta a Zeneida Claxton Leslie
Re: Implementación de un sistema de preservación digital
Saludos cordiales Zene, coincido con su comentario con respecto a que un requisito fundamental para la gestión y preservación de documentos electrónicos es la seguridad, porque entonces hay un control estricto del acceso a la información, estoy de acuerdo con que mejora el ambiente porque ya no se usarían las bodegas en donde muchas veces encontramos insectos, roedores y hasta es perjudicial para la salud, tener un sistema de este tipo permitirá una trazabilidad y auditoria registrando de esta manera todas las acciones realizadas sobre los documentos mediante bitácoras para rastrear cualquier cambio y asegurar la responsabilidad del manejo de la información y de los archivos electrónicos
En respuesta a Rebeca Montoya Jiménez
Re: Implementación de un sistema de preservación digital
Así es Rebeca hasta en la parte de la salud nos ayuda bastante ya que nos evita tener que buscar en las bodegas y toparnos con cualquier tipo de insecto o roedor que suelen ser muy nocivos para la salud.
