Tomando en cuenta lo que aprendí en la semana sobre ordenación y específicamente sobre el método cronológico, mi recomendación sería la siguiente:
La aplicación del método cronológico debe basarse en la fecha de creación del documento, ya que este método organiza los documentos en una secuencia temporal precisa, comenzando por los más antiguos y avanzando hasta los más recientes. El objetivo principal de este método es ofrecer una secuencia diacrónica de los documentos, es decir, organizarlos según el paso del tiempo de manera coherente. Esto es particularmente útil en series documentales que necesitan reflejar el flujo de eventos o actividades, como es el caso de la correspondencia.
¿Por qué pienso que la fecha de creación es el criterio mas adecuado?
Encontramos secuencia natural de los hechos: El documento de correspondencia generalmente tiene una fecha de creación que indica cuándo fue generado. Esta fecha refleja el momento en que la acción o evento ocurrió, lo que da un contexto temporal más claro. Ordenar la correspondencia por la fecha de creación permite visualizar los documentos según el orden en que se emitieron, lo cual es la lógica básica del método cronológico.
Integridad de la secuencia cronológica: Si organizamos los documentos únicamente por la fecha de recepción (sello), el orden de los documentos podría quedar alterado, ya que no necesariamente se recibirán en el mismo orden en que fueron creados. Además, algunos documentos pueden ser recibidos después de su creación debido a retrasos en el correo, lo que distorsionaría la secuencia de los hechos.
¿Cómo aplicaría este método cronológico?
Clasificación según año, mes y día: Primero, los documentos deben organizarse por año. Dentro de cada año, los documentos deben ordenarse por mes, y luego dentro de cada mes, por día. Este orden permite que la correspondencia sea fácil de seguir temporalmente y garantiza que cada documento esté en la fecha correcta de su creación.
Documentos intercalados: Una de las ventajas del método cronológico es que permite la intercalación de nuevos documentos sin que afecte la secuencia ya establecida. Por ejemplo, si una carta que fue recibida el 5 de junio llega a la institución después de una carta recibida el 1 de junio, este nuevo documento se colocará correctamente según su fecha de creación, no por la fecha de recepción.
En resumen, la fecha de creación del documento es el criterio más adecuado para aplicar el método cronológico de ordenación, ya que asegura que los documentos estén organizados de acuerdo con el flujo natural de los eventos. El sello de recibido es útil para otros fines administrativos, pero no debe ser el criterio principal para la organización cronológica de los documentos. La organización por fecha de creación permitirá una correcta secuencia temporal, facilitando el acceso a la información de manera más eficiente y coherente.
